A falta de dinheiro é um dos principais adversários dos pequenos e médios empreendedores no Brasil. Dados da pesquisa Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo divulgados pelo IBGE, em agosto de 2020, mostram que somente 1 em cada 4 empresas consegue sobreviver por mais de dez anos no Brasil e 1 em cada 5 não passam do primeiro ano de existência justamente por problemas com gestão financeira e falta de planejamento.
Diante desse cenário, especialistas recomendam que os empresários façam uma investigação interna e mais profunda para entender por que o saldo das contas não sai do vermelho, ou os motivos dos gastos sempre superarem as receitas.
Abaixo, Davi Viana, country manager da Intuit QuickBooks no Brasil, lista sete passos que podem ajudar a melhorar o fluxo de caixa e abrir caminhos que possibilitem o crescimento de uma empresa, como aumentar investimentos ou ofertas de novos produtos e serviços.
1 – Escolha uma ferramenta para organizar o fluxo de entrada e de saída de dinheiro
Organizar os dados financeiros (todas as despesas do mês e o total de dinheiro conseguido no mesmo intervalo de tempo) é o primeiro passo para uma gestão de sucesso. Apesar de muitos empreendedores recorrerem às planilhas para fazer esse controle, existem alternativas, como sistemas de gestão financeira em nuvem.
Além de entregar um controle financeiro detalhado, ainda proporcionam visibilidade das informações em tempo real, o que facilita a tomada de decisões. Outra vantagem? A armazenagem em nuvem permite o acesso de diferentes lugares e pode dispensar o acúmulo de papéis e a ocupação de espaço para guardar todas essas informações.
2 – Domine o processo de conciliação bancária
Um sistema de gestão financeira pode “livrar” o empreendedor de ter que conferir manualmente todos os comprovantes de pagamento e extratos bancários da empresa ao possibilitar um controle automatizado dessas operações, na medida em que elas vão acontecendo.
3- Separe pessoa física de pessoa jurídica
Por mais que o empreendedor seja o único proprietário, é fundamental que a conta bancária pessoal esteja desvinculada e seja independente da conta bancária do empreendimento. Essa atitude evita que o lucro do negócio deixe de ser (re)aplicado na própria empresa na forma de investimento em estoque, capital de giro ou pesquisa e inovação. Da mesma forma, ao cobrir prejuízos financeiros da empresa com seus recursos pessoais, muitos empreendedores não conseguem ver com facilidade por quais motivos as contas não estão fechando e se algo precisa ser ajustado.
4 – Negociação de prazos pode fazer toda a diferença entre ajustar ou afundar o fluxo de caixa
Imagine ter que pagar pela matéria-prima na hora da compra, ter o custo para produzir o produto ou implementar o serviço, vendê-lo, mas receber a prazo, e receber o total da venda somente meses depois?
Em caso de orçamento enxuto, essa realidade pode ser um acelerador de problemas. Da mesma forma, ter mais prazo para pagar os fornecedores e aumentar as vendas à vista (mesmo concedendo descontos plausíveis) se mostram estratégias favoráveis para fechar o mês com o saldo positivo.
5 – Interprete o que os números estão dizendo
Ao analisar o fluxo de caixa dos meses anteriores, é possível enxergar uma série de despesas que se repetem (pagamento de insumos, funcionários, contas como água e luz em caso de atuação física, impostos e encargos). Essa leitura ajuda a fazer estimativas de quanto se deve gastar nos meses seguintes.
O mesmo raciocínio pode ser aplicado com os valores que entram mensalmente. Quanto maior o tempo de observação, mais fácil identificar períodos do ano que podem ser melhores ou mais desafiadores. E aí começa o exercício de equilíbrio (por exemplo, reservar parte do lucro de um mês para outro que costuma ter menos arrecadação ou um volume maior de impostos).
Essa distribuição prévia ajuda a fugir das contas no vermelho no mês de baixa ou pode ajudar a antecipar investimentos caso o saldo da conta esteja positivo já no começo do mês e todas as despesas já tiverem sido pagas.
6 – Contadores são parceiros no caminho de prosperidade da empresa
Com o tempo escasso para cuidar do próprio empreendimento e, ao mesmo tempo, fazer uma análise mais detalhada sobre despesas e receitas, muitos empresários costumam confiar a tarefa para contadores.
Mais que entregar relatórios, esses profissionais podem ajudar a empresa a detectar desajustes precocemente e indicar soluções ágeis para ajustar o caixa e resolver problemas de descompasso entre receitas e despesas. Um primeiro caminho pode ser o de realocar recursos, ou mesmo tentar ampliar a arrecadação ou enxugar gastos.
7º – Encare o uso da tecnologia como investimento
Não existe uma única regra para controlar o fluxo de caixa, muito menos um único caminho. Mas certamente existem opções mais fáceis, que simplificam processos, automatizam tarefas e, mais importante, liberam o empreendedor para se concentrar em outros desafios.
Algumas empresas, por exemplo, oferecem sistemas de gestão financeira compatíveis com outros sistemas que já são utilizados para outras finalidades. Além disso, oferecem preços acessíveis e permitem a realocação de funcionários que antes eram escalados para cumprir essas funções burocráticas para tarefas mais estratégicas para o desenvolvimento do negócio. Até mesmo quando se contrata um contador, a tecnologia pode qualificar o nível de informações levantadas e ajudar a “antecipar” diagnósticos sobre a gestão financeira.
Davi Viana, ainda chama a atenção para uma série de novas tendências que mesmo impactando na vida dos empreendedores, podem lhes permitir boas oportunidades.
Nos últimos meses, o mundo passou por transformações impostas pela pandemia de coronavírus e, especificamente no Brasil, a chegada do Open Banking e a consolidação do Pix estabeleceram um novo ecossistema financeiro.
“Cada vez mais o empreendedor precisa economizar tempo e investir as horas do seu dia de forma estratégica no seu negócio. O aumento na produtividade acontece quando a tecnologia passa a ser uma aliada do empreendedor, transformando processos manuais em automatizados, possibilitando visibilidade dos números em tempo real e impactando positivamente a sustentabilidade e a saúde financeira de uma pequena empresa”, afirma.
