No ambiente corporativo certamente o trabalhador já se deparou com alguma situação em que obteve um gasto e foi reembolsado pela empresa porque se tratava de uma transação relacionada à companhia.
Viagens corporativas, almoços de negócio ou desembolso de qualquer custo para a empresa, são passíveis de compensação pela empresa. Os famosos reembolsos de despesas são assegurados por lei e todos os custos com atividades de trabalho devem ser arcados pela companhia.
A política de reembolso é obrigatória pela lei trabalhista brasileira e a execução incorreta do documento fiscal pode gerar muita dor de cabeça e prejuízos para as empresas.
Sem a política, as fraudes são constantes, os funcionários podem esperar mais que o necessário para receber o estorno e a empresa pode sofrer processos e penalizações trabalhistas.
Por conta disso, observou-se que, no último ano, 60% das empresas passaram a aplicar políticas de gastos flexíveis, nas quais as despesas fora dos limites são avaliadas caso a caso.
A informação consta no documento Cenário das Despesas Corporativas no Brasil, feito pela Vexpenses, agência de acompanhamento das despesas organizacionais.
Entenda o que é uma política de reembolso
Além de promover o reembolso pontual de gastos, uma política de reembolsos organizacionais envolve todo o conjunto de processos que regulamenta e faz a gestão financeira acontecer de modo seguro e transparente para todas as partes envolvidas.
Uma política implica na consolidação de regras claras sobre o que pode ou não ser feito e como isso deve ser realizado, formalizando o que é elegível para reembolso, limites de valores e como deve ocorrer a prestação de contas.
Uma política bem desenvolvida é fundamental para que a prevenção à fraude seja uma prática presente nas companhias.
Ainda mais quando o tema é reembolso, pois 21% das fraudes nas empresas ocorrem por meio dos processos de ressarcimento de custos para os funcionários.
As principais despesas corporativas cobertas por política de reembolso são:
- Passagens aéreas e rodoviárias;
- Quilometragem percorrida em curtas e longas distâncias para viagens de negócios;
- Hospedagem;
- Alimentação.
Quando pode ser flexível
O tipo de política flexível é preciso em atender diferentes situações e tipos de reembolso, além de ser uma ferramenta de ação contra fraudes, reembolsos indevidos e pagamentos incorretos pois é adaptável.
Os principais tipos de política de reembolso são:
- Política simples: definições e regulamentações básicas para as práticas de solicitação de reembolso, prestação de contas e quais despesas são aplicáveis à política;
- Política detalhada: contempla além do que está presente na política simples, aspectos mais profundos e específicos de acordo com o que a empresa precisa definir. Há maior controle de cada etapa e uniformização das responsabilidades.
O reembolso flexível pode servir em ambos os casos e ele é extremamente personalizável e de fácil adaptação, afinal, quando a situação envolve dinheiro, imprevistos são comuns e políticas rígidas serão obstáculos para execução perfeita da compensação.
No caso flexível, a implementação da cultura de compliance é ainda mais forte, já que a perspectiva da empresa é a de construir uma relação de confiança com o colaborador e fazer do documento apenas uma “garantia” do que precisa ser cumprido.
Mais da metade das empresas adotam políticas flexíveis porque reconhecem que imprevistos fazem parte do negócio e a flexibilidade pode contribuir para uma gestão financeira mais eficaz e que esteja preparada para o que não foi planejado.
Elas requerem a implementação de um sistema de prestação de contas mais tecnológico e personalizável, um adicional de peso que trará resultados muito positivos para todo o negócio.
Como criar práticas de reembolso eficazes
Não deve ser nenhum bicho de sete cabeças transformar a gestão financeira e aplicar práticas de reembolso flexíveis nas companhias, independente do tamanho do negócio e da quantidade de funcionários.
Os benefícios decorrentes da adoção da política flexível são muito fortes e impactantes para a evolução da companhia:
- Evitam processos e cobranças trabalhistas;
- Reduzem gastos;
- Identificam fraudes e aplicações financeiras indevidas;
- Auxiliam no processo de prestação de contas;
- Facilitam o pedido de reembolso por parte dos colaboradores, evitando desentendimentos e erros manuais.
Para aplicação eficaz de medidas de compensação flexíveis, basta, antes de tudo, que a empresa esteja disposta a ser mais transparente.
Posteriormente, junto dos times da área Legal e Financeira, a gestão deve estudar como a prática de reembolsos é executada atualmente e refletir sobre quais mudanças devem ser aplicadas.
É importante compreender quais os furos no processo atual, investigar se os funcionários entendem o que a prática significa e trabalhar para mudar o que não está certo, tendo em mente uma visão mais aberta e flexível.
Um modelo mais aberto de prestação pode ser um primeiro passo para estabelecer uma política de reembolso efetiva e que faça sentido para diferentes usos corporativos.
Aproveitar o que a tecnologia oferece é uma das melhores saídas para a consolidar as novas políticas de modo funcional.
Com informações Hedgehog Digital
