Você sabe o que são as ferramentas que convertem Word em PDF? Elas existem em múltiplas formas, entre softwares, aplicativos e sites, mas em todas há vantagens para os profissionais da contabilidade.
As tarefas profissionais num escritório contábil são diversas e, no mundo contemporâneo, requerem a utilização de documentos digitais. Passados são os textos de planilhas, relatórios e orçamentos em papel: atualmente, todos os principais arquivos úteis ao cotidiano de trabalho existem virtualmente.
O resultado é um cotidiano profissional mais ágil e produtivo, desde que se conheçam bons recursos para lidar com os documentos digitais.
De acordo com a análise do IBRE-FGV, após um crescimento de 2,3% em 2023, a produtividade agregada no Brasil cresceu apenas 0,1% em 2024. Esse cenário ressalta a necessidade de adoção de ferramentas que otimizem processos e aumentem a eficiência nos escritórios contábeis, como a conversão de documentos para PDF.
Um deles, sobre o qual vamos falar em detalhes nos tópicos a seguir, são conversores de Word em PDF, duas das extensões de texto mais populares no mercado.
Vamos explicar o que são as ferramentas que convertem Word em PDF, como transformar Word em PDF e quais são as suas vantagens no cotidiano contábil. Ao fim, você terá uma melhor compreensão das extensões, suas utilizações e como a rotina no escritório pode ficar mais ágil sem perder qualidade.
O que são as ferramentas que convertem Word em PDF?
As ferramentas que convertem Word em PDF nada mais são do que alternativas para a troca de uma extensão de arquivo para outra. Elas existem frequentemente em três tipos: como softwares para os desktops e laptops, como aplicativos para smartphones e em plataformas acessadas de navegadores.
O relatório do Portal da Indústria aponta que a produtividade do trabalho na indústria de transformação caiu 0,8% em 2024, marcando o quinto ano consecutivo de queda. Esse dado evidencia a importância de implementar soluções que aumentem a eficiência operacional, como o uso de conversores de documentos para PDF, otimizando o tempo e os recursos nos escritórios contábeis.
Os softwares e aplicativos têm como pontos positivos o fato de que, depois de baixados, eles podem transformar os arquivos sem precisar da internet. Por outro lado, é necessário realizar o download e a instalação, o que não somente toma tempo, como expõe o usuário a riscos de vírus e de malwares.
Os conversores acessados em navegadores, por outro lado, pedem uma conexão com a internet, mas tem o ponto positivo de serem muito mais seguros aos usuários. Aliado a isso, eles também são mais ágeis, por eliminarem etapas. Como consequência, vamos ensinar como utilizar um deles, o Smallpdf.
Como utilizar o Smallpdf para converter Word em PDF
Explicado o que são as ferramentas que convertem Word em PDF, chegou a hora de ensinar como as utilizar. Para isso, optamos pelo Smallpdf, um site que realiza as funções de forma 100% online, sem precisar que os usuários tenham experiência, baixem e instalem softwares ou apps nos dispositivos.
Acesse o site do programa e procure pela ferramenta adequada
O primeiro passo para converter Word em PDF é acessar o site do Smallpdf. Na página inicial do site, vá até a barra superior e clique em “ferramentas” e então “converter para PDF” e “Word para PDF”. Uma nova janela será carregada, onde você deverá enviar o documento o qual deseja transformar.
Envie o seu documento e aguarde o carregamento
Clique no botão “escolher arquivos” e então encontre o documento em uma pasta do seu dispositivo. De maneira alternativa, é possível somente arrastar o arquivo até a janela. O Smallpdf tomará um tempinho para carregar os dados, o que leva alguns segundos, de acordo com o tamanho do arquivo.
Salve o novo documento, agora convertido para o formato PDF
Assim que o processo for concluído, tudo o que precisa fazer é clicar em “baixar”, no canto direito da janela. É possível também salvar o arquivo no Smallpdf (caso faça um cadastro) ou automaticamente em serviços de nuvem, como o Dropbox ou o Google Drive. E é só isso, o seu Word se tornou um PDF!
Quais as vantagens de converter PDF em Word?
As vantagens de converter Word em PDF (e PDF em Word) são variadas, de acordo com o que precisa na rotina do escritório. Para começar, os arquivos em PDF são bem mais leves do que aqueles criados no editor da Microsoft, o que significa uma redução do espaço usado na nuvem ou memória interna.
Há também o fato de que o PDF é compatível com praticamente todos os dispositivos e plataformas, enquanto o Word pede que o usuário tenha o pacote Office instalado para ser aberto sem problemas de compatibilidade. E essas são apenas duas das vantagens de fazer a conversão entre os formatos.
É interessante finalizar dizendo que ferramentas que convertem Word em PDF como o Smallpdf são apenas uma das maneiras de aumentar a produtividade no escritório contábil. O mais importante é nunca deixar que a busca pela agilidade impacte negativamente na qualidade dos trabalhos oferecidos.
