A Invoice é um documento similar a uma nota fiscal ou uma fatura e que deve ser emitida durante a prestação ou contratação de serviços para empresas ou pessoas físicas no exterior, assim como no caso de compra e venda de produtos fora do país.
O termo “invoice” adotado no Brasil é emprestado do inglês e se traduziria literalmente como uma fatura invoice, sendo emitida pela parte que presta um serviço ou vende um produto, para relatar e cobrar o contratante.
Esse documento, também conhecido como commercial invoice, é obrigatório em determinadas situações e deve conter uma série de informações, sendo essencial que empresas que atuam com transações internacionais tenham domínio sobre o que significa invoice, o que é invoice importação, como preencher uma invoice, modelo de invoice, como pagar uma invoice e mais.
O que é a Invoice?
É muito importante entender o que significa invoice dentro de um empreendimento que lida com negociações no exterior, seja para outras empresas, seja para pessoas físicas.
Isso porque, a invoice é um documento fiscal, sendo além de um comprovante da compra e venda e também da prestação de serviços oferecidos ou contratados, como também uma forma de enviar a cobrança do que foi negociado.
O Invoice ou Commercial Invoice é o equivalente a uma fatura, com dados semelhantes aos da nota fiscal, possuindo uma série de informações usadas para a cobrança de valores de transações entre empresas do Brasil e de outros países.
Geralmente, na invoice consta o valor e as informações de quem participou da transação e uma descrição muito breve, de uma linha, do serviço ou produto adquirido.
Essa fatura invoice regula e comprova as operações comerciais de importação e exportação de produtos e serviços, facilitando a supervisão da Receita Federal das ações da empresa.
A Invoice, portanto, tem tanta importância quanto outros documentos fiscais gerados pelo negócio, como a NFS-e, NFC-e, NF-e, entre outros.
Ainda existe a proforma invoice, que não tem valor fiscal e seria como um orçamento inicial enviado para aprovação, diferente do valor que tem o commercial invoice (mais chamado apenas de invoice).
Quem emite invoice?
A invoice é obrigatória em transações comerciais internacionais com valores superiores a 3 mil dólares americanos e também no caso de quantias equivalentes em outra moeda estrangeira.
O documento é emitido pela parte que vende o produto ou presta o serviço e costuma vir no idioma do país do contratado (a menos que, claro, você esteja negociando com uma filial do Brasil ou representantes daqui).
Como criar uma Invoice?
Com a modernização das diversas plataformas online que auxiliam os gestores a conduzirem seus negócios, é muito fácil encontrar modelo de invoice gratuitamente na internet, facilitando e simplificando o processo de emissão da fatura invoice.
Basta jogar nos buscadores de pesquisa “modelo de invoice” e selecionar aquele que esteja dentro do que precisa.
Depois, é só adaptar com as ferramentas disponíveis, permitindo que micro e pequenos empreendedores, pessoas que atuam como freelancer e demais prestadores de serviços possam oferecer seus serviços sem fronteiras.
É considerado mais profissional, no entanto, modelos próprios, com a logomarca da empresa e utilizando papel timbrado. Uma própria invoice pode ser criada sem dificuldades pelas empresas, já que é algo simples que costuma ter apenas uma folha.
Além de moldes pré-elaborados, existem também softwares pagos que podem ser contratados para emissão.
Como preencher uma invoice?
Como não existe um modelo padrão, fica a critério do empresário qual utilizar, mas algumas informações são obrigatórias para além de comprovar o serviço prestado ou produto comprado, possuir a cobrança para que a transação seja paga.
É essencial que os dados das partes estejam corretos, além dos valores acertados, pois este documento serve para que o produto/serviço seja pago e ajuda no gerenciamento das finanças das empresas.
Outra dica é fazer uma versão da invoice no idioma que o contratante entenda, para evitar maiores problemas, mesmo o comum ser a emissão na língua de quem emite.
A invoice deve ser gerada em três vias iguais, assinadas e carimbadas por quem emite.
Como funciona a Invoice?
A fatura invoice é sempre única, pois possui um “invoice number” que a distingue das demais, assim é possível realizar várias operações para uma mesma empresa em um mesmo valor, sendo cobranças diferentes.
Entendendo o que significa invoice, como preencher invoice e uma vez enviada, feita por quem presta o serviço ou vende o produto em uma relação comercial internacional, saiba como pagar uma invoice:
O pagamento deve ser feito por transferência bancária internacional, ou remessa, podendo ser intermediada por instituições financeiras ou plataformas que prestam esse serviço.
Durante a transação internacional, a empresa fica isenta de impostos municipais e estaduais, como ICMS e ISS, mas deve acertar o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF) e também, dependendo do valor e da natureza da operação, pode incidir o Imposto de Renda.
A Invoice ainda pode ser dividida em duas categorias: obrigatória e indicada. Confira as diferenças entre elas.
Emissão obrigatória
Como adiantado, o commercial invoice, diferente do proforma invoice, é a versão final e obrigatória de pagamento do invoice, e deve ser feita em operações internacionais em valores superiores a 3 mil dólares americanos ou quantia equivalente em outra moeda.
Nessa situação, sua realização é obrigatória, devendo ser gerada, regulamentada e registrada.
Emissão indicada
A emissão indicada, por outro lado, é para aqueles casos que não se enquadram no requisito acima, em valores inferiores, sendo dispensada emissão, mas é recomendado como uma garantia do que foi acordado e ajudando nas verificações financeiras da empresa.
O que deve constar na invoice?
Confira itens que podem auxiliar em como preencher uma invoice e que devem constar na invoice importação:
- Dados da empresa contratante (razão social, nome e endereço);
- Dados do contratado (razão social, nome e endereço);
- Data da cobrança;
- Resumo do que foi contratado;
- Valores acordados;
- Dados bancários de quem presta o serviço/vende o produto;
- Moeda utilizada no pagamento;
- Método de pagamento.
Essas são as informações básicas obrigatórias, podendo incluir itens conforme demanda, como conversão do câmbio utilizado naquela fatura.
Invoice x Contabilidade
A contabilidade sempre deve andar lado a lado do desenvolvimento empresarial, auxiliando na tomada de decisões, e pode ajudar nos procedimentos internos, inclusive em como realizar invoice.
Ao lançar o documento na contabilidade é fundamental que seja considerado o fechamento do câmbio, já que determina o momento que a venda da moeda no banco ou plataforma de de remessa aconteceu.
A variação do dólar ou moeda estrangeira utilizada deve ser considerada até a data de recebimento do valor, mas pensando no faturamento, o cálculo deve ser feito no valor da moeda no dia que a negociação ocorreu.
Conclusão
Entendendo o que é uma invoice (ou commercial invoice), a diferença para a proforma invoice, quando e como emitir, o empresário está apto a realizar este documento que pode ajudá-lo a deixar as finanças em ordem.
