Importar XML para ERP: saiba como escolher o melhor software

Importar XML para ERP: saiba como escolher o melhor software

Nem sempre é fácil para as empresas organizarem seus documentos fiscais. Muitas delas não possuem um controle preciso sobre esses arquivos, principalmente aquelas que processam um grande volume desse tipo de dado.

Por isso, o ideal é obter um software para importar XML no ERP.  Esta solução  permite  consultar e organizar NFe, NFSe e CTe, escriturar os documentos de maneira mais fácil, aumentando a produtividade do seu negócio e melhorando a qualidade de vida do seu time.

A seguir, vamos mostrar um passo a passo sobre como fazer a escolha do software ideal, com um modelo de planilha que você pode criar e usar na sua empresa. Confira!

Como importar XML automaticamente para o ERP

A importação manual no ERP consiste em receber os documentos, validá-los e digitar a chave de acesso e todos os outros campos de cada nota fiscal no ERP. Além de ser um processo muito demorado, ele é extremamente suscetível a erros de digitação.

Porém, com um software de automação, é possível importar o XML de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras até o ERP.

Como resultado, todos os documentos fiscais ficam disponíveis nesse ambiente sem a necessidade de importação manual, digitação de chaves de acesso e/ou download. Deste modo, a automação garante até 80% de economia de tempo nos processos com documentos fiscais eletrônicos.

Como escolher o importador de XML ideal para a sua empresa

Existem alguns pontos a serem considerados ao escolher um software. Afinal, a ideia é facilitar o trabalho do time de gestão fiscal e não criar mais problemas. Continue lendo para saber quais são:

1. Entenda os tipos de importador de XML para ERP

O primeiro passo é compreender que existem diferentes formas de importar XML. Esse entendimento é importante para determinar qual tipo de importador atenderá melhor às suas necessidades. Confira os principais:

➜ Manual: nesse processo, é necessário copiar ou baixar e colar manualmente todos os XMLs dentro de uma pasta;

➜ Semi-manuais: não é necessário fazer o download de todos os XMLs, mas é preciso selecioná-los e escolher a opção “importar” para que o processo seja realizado;

➜ Via API: ocorre via Interface de Programação de Aplicação (API), que funciona como uma ponte entre a SEFAZ e seu ERP. Entretanto, é importante saber onde ficarão as notas fiscais, para que não seja preciso criar um projeto para a equipe de TI;

➜ Automatizado: nessa opção o software faz a importação dos documentos de forma 100% automatizada.

É importante saber diferenciar os tipos de importadores para avaliar cada solução, conforme vamos apontar no item 3 “Crie um checklist comparativo”.

As soluções mais completas geralmente também contam com um portal cloud de gestão de documentos, que armazena os XMLs de forma segura e depois encaminha esses arquivos ao ERP.

2. Verifique quais documentos o sistema importa

Observe quais documentos são importados pelo software e se ele importa todos os documentos fiscais necessários à atuação da sua empresa.

A maioria das soluções faz a importação de NFe e CTe, no entanto, muitas ainda não tem suporte completo para nota fiscal de serviço (NFSe). Isso acontece porque o padrão nacional da NFSe ainda não é obrigatório, e existem muitos layouts diferentes, o que dificulta o desenvolvimento de soluções.

Nesse sentido, o software da ConexãoNF-e se destaca, pois além de atender mais de 5.000 municípios, a plataforma faz a tradução de layout da NFSe para o padrão Abrasf, que é mais aceito pelos ERPs e sistemas contábeis.

3. Crie um checklist comparativo entre as funcionalidades

Para facilitar a análise dos softwares, é recomendável criar um documento com diferentes colunas no Google Sheets ou no Excel para comparar as funcionalidades.

Nesta planilha você pode dividir as plataformas de importação de XML em colunas, e inserir nas linhas para comparar e avaliar:

• Quais documentos captura e importa;
• Quantidade de prefeituras atendidas para NFSe;
• Tipo de importador de XML e como se integra ao ERP;
• Principais características da solução;
• Funcionalidades avançadas;
• Facilidade de implantação e uso, etc.

Para conseguir responder todas as perguntas do comparativo, o ideal é agendar com cada fornecedor uma apresentação da solução. Dessa forma, é possível obter uma visão geral de todas as tecnologias, e assim tomar a decisão certa.

4. Confira se a solução é rápida e intuitiva

Solicitar uma demonstração do produto permite vê-lo em ação e verificar se ele é rápido e intuitivo. Na prática, isso pode levar aos seguintes benefícios:

• Aumento da produtividade do time, já que ele contará com uma solução de fácil usabilidade e gestão; 
• Melhor tomada de decisão em relação a contratação da tecnologia ideal e que atenda às necessidades da empresa; 
• Satisfação dos colaboradores, que usará uma ferramenta eficiente e capaz de reduzir sua carga de trabalho. A empresa ganha com isso, pois melhora seu clima organizacional.

Vantagens de automatizar o processo de importação

Ao automatizar o processo de importação de notas fiscais, não é mais necessário baixá-las, pois o sistema cuida de todo o processo.

Isso não apenas reduz o custo dessa operação, mas também permite que os funcionários se concentrem em atividades que ajudam a empresa a crescer com agilidade. Suas vantagens não param por aí. Veja outras:

Segurança 

Uma vez que o processo é automatizado, não é necessário baixar e arquivar as notas fiscais no seu computador.

Os documentos são armazenados e organizados diretamente no software, o que não só facilita a busca quando necessário, como também proporciona maior agilidade e segurança nas auditorias realizadas pelo fisco.

Produtividade

Com a eliminação da tarefa manual de importar notas fiscais, a equipe de controle tributário não apenas se torna mais eficiente, mas também têm mais tempo para desempenhar um papel mais estratégico e propor mudanças que podem melhorar o desempenho geral da empresa.

Compliance

Manter os arquivos salvos no software também é importante para o cumprimento das obrigações fiscais, como sua guarda durante cinco anos, por exemplo. Além disso, com a importação automática, não há risco de erros de digitação ou de um documento ou outro não ser importado para o ERP por falha humana. 

Agilidade

Que a automatização traz mais agilidade, você provavelmente já sabe. Mas no caso da importação automática de XML para o ERP, essa agilidade não é só atrelada ao envio dos documentos, mas também previne erros de digitação, que acabam tornando o processo mais lento. 

Conclusão 

Se você ainda não decidiu qual software usar para importar XML, vale a pena considerar a ConexãoNF-e.

Essa solução faz a captura automática de NFe e CTe direto da SEFAZ, e de NFSe de mais de 5.000 prefeituras, com importação totalmente automatizada no ERP e sistema contábil.

Além disso, a ConexãoNF-e tem integração nativa com vários ERPs, o que permite o uso de funcionalidades avançadas, como:

• Lançamento 100% automático de NFe, NFSe e CTe;
• Vinculação entre XML e pedido de compra;
• Validações de itens, impostos e fornecedores;
• Realização de manifestos em poucos segundos, e muito mais.

Solicite uma demonstração do importador de XML da ConexãoNF-e e veja como ele funciona na prática!