A Elaboração e Análise de Projetos é parte importante da formação do Gestor de Projetos. Iniciativas decorrentes de formulação de políticas públicas e definição de estratégias quase sempre podem ser traduzidas em projetos. Elaborar e analisar projetos, portanto, é competência importante tanto do administrador público, quanto do administrador privado moderno.
Além de uma boa formação técnica e acadêmica se faz necessário ao gestor de projetos reforçar conceitos e temas relacionados ao gerenciamento de projetos, incluindo o planejamento, a execução, o monitoramento e o controle. Alguns temas a serem conceituados e revisados são: projetos e gerenciamento, planejamento, ciclo de vida de projetos, caminho crítico de projetos, escritório de gerenciamento de projetos, maturidade em gerenciamento de projetos, melhores práticas em gerenciamento de projetos, entre outros.
O profissional responsável pela elaboração de um projeto deve:
- Compreender conceitos relacionados à elaboração e análise de projetos.
- Entender a tipologia utilizada para a classificação de projetos.
- Conhecer e utilizar práticas de elaboração e análise de projetos.
- Conhecer técnicas de avaliação de investimentos públicos e sociais privados.
- Entender sobre custos e riscos em projetos e fazer análise de viabilidade financeira e social de projetos.
A palavra projeto vem da palavra latina projectum, do verbo em latim proicere, “antes de uma ação”, que, por sua vez, vem de pró, que denota precedência, algo que vem antes de qualquer outra coisa no tempo, e iacere, “fazer”. Portanto, a palavra “projeto”, significava originalmente “antes de uma ação”.
“Projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades interrelacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período dados”.
( PROCHONW, Schaffer, 1999 apud ONU, 1984)
É um sonho, um desejo, uma vontade de resolver uma situação problema. Ele precisa então ser planejado para que se torne uma atividade organizada com este objetivo.
Ao fazê-lo, devo expressar o que pretendo fazer (objeto), por que (justificativa), para que (objetivos), para quem (população-alvo), como (estratégias/metodologia), com que recursos/meios (materiais e financeiros), com que pessoas (responsáveis pela facilitação do processo), quando, onde e quanto deve custar. Elaborar um projeto é tarefa complexa: como instrumento de comunicação ele precisa ser dotado de uma lógica interna, que resista aos questionamentos e às dúvidas de quem o lê; como instrumento de planejamento é preciso que todas as decisões tenham sido tomadas após criterioso balanço sobre as informações coletadas com rigor; como instrumento de gestão é preciso, ainda, que estejam claramente detalhadas as formas como se darão sua implementação, execução, monitoramento e avaliação para permitir o controle efetivo das ações, em relação a princípios, objetivos, prazos e resultados definidos.
Terceiro Setor e a contabilidade
Mas o que o Terceiro Setor e em especial a contabilidade tem a ver com isso? Afinal quem vai elaborar e administrar um projeto seja lá qual for é um gestor de projetos especializado no segmento ao qual o projeto está vinculado.
Ocorre que o Terceiro Setor é constituído basicamente por organizações que tem seus “modelos de negócios” com finalidade de prestar serviços sociais e não investimentos empresariais com objetivo de lucratividade para perenizar a sua sustentabilidade, logo a sua grande fonte de receita está na busca de recursos públicos e privados por meio de ações sociais, culturais, esportivas, etc. e estas são formalizadas e fundamentas por meio de projetos (sociais, culturais, esportivos, etc.).
E qual o item mais importante de qualquer projeto? A sua precificação, ou seja, qual o montante de recursos financeiros e/ou material serão necessários para a implementação do projeto social. Logo fica evidente a importância da participação da contabilidade neste processo. Pois de nada adiantará um projeto social muito bem pensado e elaborado se durante a sua execução não tiver uma gestão financeira, contábil e fiscal muito bem aplicadas com agravante que resultará em dificuldade de prestação de contas.
Deste modo conclui-se que se o profissional contábil responsável pelo assessoramento deste projeto acompanhar desde o início a sua elaboração e se este profissional tiver conhecimentos mesmo que básicos de elaboração de projetos, a chance de sucesso deste projeto será aumentada exponencialmente.
Projetos Sociais, afinal o que são?
Um Projeto Social não é apenas uma ação de um grupo “iluminado” que sabe resolver todos os problemas locais. Ele pressupõe uma ação de cidadania!
Um projeto social precisa identificar uma demanda ou oportunidade. A partir dela é que se estrutura o plano de ação. Esse processo pode gerar os resultados esperados se for dividido em etapas. Cada etapa atua em questões específicas, em objetivos. Vamos observar passo a passo as etapas de elaboração do projeto, e através de cada ponto avançar no entendimento de cada item. Podemos definir projeto como:
Um projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período dados.
Ou seja, é preciso ter clareza sobre o que se pretende realizar. Todo projeto tem um limite, um recorte, um público específico etc. E podemos dizer que elaborar um projeto é como pressupões pensar sobre todos os aspectos, desde os participantes, e como construir a proposta coletivamente. Sempre pensando nas limitações financeiras, espaciais e temporais. Ademais, tudo depende do seu foco na hora traduzir isso para o papel. Organizar os detalhes, o tempo, quanto vai custar etc.
Conceitualmente podemos dizer que é uma proposta elaborada com metodologia própria e específica para executar uma ação ou intervenção organizada, visando melhorar, modificar, aprimorar ou desenvolver a realidade existente para atingir objetivos de interesse público e relevância social, com a indicação da viabilidade da sua execução, dos custos, dos prazos e alcance dos benefícios pretendidos.
E como se operacionaliza um projeto social?
Uma vez que já vimos o que é e qual a finalidade de um projeto social (leia-se social, cultural, esportivo, etc.) e sabemos que o produto ou serviço que desejamos desenvolver é um produto ou serviço social, o próximo passo é começar a esboçar o próprio projeto.
Construir um projeto é um interessante trabalho que envolve algumas aptidões pessoais que todos temos, em maior ou menor grau, e que poderemos aprimorar com a prática e com a experiência. Capacidade de planejar e organizar são competências essenciais nesta fase de construção.
Dar a forma a um projeto que se pretende desenvolver significa sistematizar em um documento as ações e os procedimentos para a concepção do produto. Não se trata apenas de delinear o produto social, mas descrever, de forma estruturada e encadeada, cada uma das etapas, com suas respectivas atividades, para a realização do projeto.
Começaremos com algumas questões básicas que nos ajudarão no esboço do projeto:
O quê? Refere-se ao que se pretende desenvolver.
Por quê? Por que pretendo realizar o projeto? Um problema a ser solucionado? Uma demanda social não atendida?
Quem? A quem se destinará o produto gerado pelo projeto e com quem trabalharemos para a sua realização?
Como? De que forma será realizado o projeto?
Quanto? Qual o valor do projeto e de onde virão os recursos para a sua realização? Poderemos contar com recursos próprios, financiamento privado, público, apoios em forma de serviços ou de bens etc.
Quando? Em que período o projeto será realizado e qual será a duração prevista?
Onde? Refere-se ao local, ou aos locais, onde será apresentado, realizado, consumido ou distribuído o produto.
A apresentação do projeto contribui para um primeiro olhar dos avaliadores/pareceristas. Sejam editais públicos ou privados, a apresentação do projeto deve ser concisa e sem muita “enrolação”, ou seja, sem muitos adjetivos, sem muitos elogios etc. Deve ir direto ao ponto. Deve-se explicar em poucas linhas o que se pretende executar e como se fará, levando em conta os resultados esperados. Por exemplo, você deve ser capaz de definir seu projeto com palavras-chaves. Faça este exercício, defina seu projeto em três palavras!
A apresentação ajudará os avaliadores a avançar na leitura do projeto, e poderão adiantar suas expectativas, seus interesses e como pretende realizar o projeto. Atualmente, bons projetos são aqueles que mostram sua inserção na comunidade onde irá ocorrer.
Ciclo de vida do projeto
Embora cada projeto tenha características diferentes, pode-se pensar o seu ciclo de vida como tendo quatro fases distintas:
1 Elaboração: é o momento da identificação do problema, definição dos objetivos, programação das atividades e confecção da proposta técnica do projeto.
2 Estruturação: uma vez decidido que o projeto vai ser realizado, é hora de organizar a equipe executora e mobilizar os meios necessários para executá-lo.
3 Realização: é o período quando as atividades previstas são realizadas e acompanhadas, de acordo com o planejado. Por vezes é necessário alterar a programação, em razão de fatos não previstos.
4 Encerramento: ao término do projeto é preciso analisar seus resultados e impactos, comparando-se o que se pretendia originalmente com o realmente alcançado. Também é o momento de cuidar da desmobilização do projeto, caso não haja prosseguimento
A estrutura de um planejamento contém, basicamente, as seguintes informações:
Apresentação da organização: dados gerais da entidade, inclusive com histórico de projetos anteriores – se houver.
Resumo do projeto: ideias principais.
Contextualização: informações de cenário sobre o local onde o projeto será realizado. Qual a situação econômica e social? Quais são os dados estatísticos da região?
Justificativa: por que esse projeto deve existir e qual sua importância?
Objetivos: gerais e específicos. Devem estar relacionados à justificativa e aos resultados esperados.
Público-alvo: descrição de quem será atendido pelo projeto.
Quadro de Metas: Ações e resultados que definem o impacto do projeto e que devem ser acompanhadas periodicamente.
Metodologia: definição de como as ações serão executadas, bem como tecnologias necessárias e o tipo de monitoramento a ser realizado.
Equipe Executora: descrição da equipe responsável pela ação.
Parceiros: pessoas ou instituições que apoiarão o projeto.
Cronograma: definição de datas e prazos de entrega de cada ação.
Orçamento: valor necessário para a execução das ações planejada
A importância da contabilidade na elaboração de projetos
Ao contrário do senso comum a importância da contabilidade para o Terceiro Setor aplicada à projetos sociais não se resume apenas a aguardar relatórios, extratos e documentos para contabilizar e adequar às normas editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade-CFC.
Claro que este evento e momento é de crucial importância para a instituição e para sobrevivência do projeto, todavia, a qualidade, transparência, credibilidade e o seu planejamento em si será e em especial a sua precificação será exponencialmente “oxigenada”, tendo em vista a participação dos profissionais com conhecimento em contabilidade, finanças e tributos agrega valor fundamental para a realização da Modelagem do projeto, pois o ideal para qualquer tipo de projeto é já desde o início de sua modelagem financeira entender e calcular além dos custos administrativos e operacionais, os trabalhistas, previdenciários e tributários e ninguém mais preparado tecnicamente para esta tarefa do que o profissional contábil.
Outro ponto relevante é que via de regra projetos sociais são desenhados para serem financiados por terceiros (investidores, patrocinadores ou Mecenas) então deve-se levar e conta que o projeto poderá ser analisado por especialistas que tentarão responder à duas questões: se o projeto está configurado de forma a ser financeiramente administrável; se o projeto é financeiramente equilibrado. Isto é, se o projeto é rentável e, caso não seja, se os custos financeiros correspondem ao efetivamente que o proponente ( a instituição) diz ser.
Ou seja, os analistas de investimentos verificarão, em primeiro lugar, se o projeto admite ou prevê a aplicação de instrumentos básicos de condução financeira. Em segundo lugar, se as informações contábeis e financeiras são suficientes para uma análise conclusiva sobre a viabilidade e monitoração do projeto
É muito comum a queixa de especialistas em marketing ou captadores de recursos para projetos sociais da dificuldade da venda ou convencimento do empresário por exemplo para que invista no seu projeto, todavia alguns estão focados na argumentação do benefício fiscal quando for aplicável ou na melhora de sua imagem perante a sociedade por investir num projeto tão importante e que agrega valor social, mas num enfoque muito subjetivo. Obviamente que são pontos fundamentais e imprescindíveis, porém as chances aumentam bastante se ao apresentar a proposta ao investidor demonstrar e falar em rentabilidade, como está estruturado o fluxo de caixa, qual o payback para recuperação do investimento, taxa de retorno, taxa de desconto, valor presente líquido, taxa interna de retorno, etc. Também análise do investimento, demonstrando qual o ativo fixo, qual o capital imobilizado, o capital de giro, bens tangíveis e intangíveis etc. Resumindo apresentar ao investidor ou interessado a viabilidade econômica e financeira do projeto, inclusive com sua taxa de risco.
Sabemos que bons projetos sociais acabam não sendo levados adiante justamente por uma má configuração em sua modelagem por não observar boa parte do elencado acima e coincidentemente não houve a participação de especialistas técnicos em especial em contabilidade e tributos, logo o assessoramento de contabilistas na formulação e formatação de projetos sociais é de fundamental importância, por outro lado não basta o profissional contábil vinculado se limitar apenas à obrigação contábil e fisco-tributária da instituição, ou seja, conforme já citado acima, aguardar os documentos, extratos e demais relatórios para balanços e balancetes obrigatórios.
Fazendo um paralelo com um vendedor de sapatos, existe aquele que fica passivamente aguardando o cliente dizer a ele o tipo, a cor e número do sapato e este lhe traz e extrai a nota fiscal ou recibo e aquele outro que vai antes de mais nada conversar com o cliente para conhecer o seu perfil, sua profissão, seu estilo de vida, etc. para lhe oferecer um produto além de bonito útil, etc., mas acima de tudo que tenha maior proximidade com o seu perfil pessoal/profissional, ou seja, lhe entregou solução e satisfação, enquanto o primeiro apenas cumpriu com a sua obrigação.
Robertto Onofrio
Fontes: Introdução à Elaboração de Projetos Sociais – Central de Capacitação Popular CECAP -SP; Projetos Culturais, como elaborar, executar e prestar contas – Economia Criativa; Capacitação em elaboração de Projetos – Rejane Pieratti; Elaboração e Análise de Projetos – Manuel Veras de Souza Neto; Desenho e Elaboração de Projetos Sociais no Terceiro Setor – Rose Marie Inojosa; Projetos Culturais – Técnicas e Modelagem – Herman Roberto Thiry-Cherques e Blog Risu – Como Montar um Projeto Social.
