A crescente complexidade das transações financeiras e a necessidade de cumprir regulamentações rigorosas ressaltam ainda mais a importância dos conversores de documentos na área contábil, especialmente o PDF. Em geral, os escritórios compartilham informações em arquivos nesse formato, porém, nem sempre ele é a opção ideal.
Há situações, por exemplo, em que o contador precisa alterar um dado para realizar uma análise mais avançada. Nesses casos, não é preciso se preocupar com o formato, já que há conversores, como o SmallPDF, que permitem mudar o arquivo em poucos minutos, garantindo mais praticidade para o dia a dia dos escritórios.
Vantagens do SmallPDF para escritórios de contabilidade
O SmallPDF oferece uma série de vantagens valiosas para profissionais da área contábil, facilitando diversas tarefas e otimizando processos. Confira a seguir os principais benefícios de utilizar a ferramenta e o que ela oferece!
Conversão rápida de documentos
O SmallPDF simplifica a conversão de documentos, permitindo a transformação rápida e fácil de arquivos PDF para outros formatos e vice-versa. Isso é essencial para a integração de diferentes tipos de documentos contábeis e agiliza a comunicação entre profissionais e clientes.
A plataforma disponibiliza a opção de diversos formatos para atender as mais variadas necessidades. Para quem deseja editar um texto, por exemplo, é possível converter PDF em Word e assim fazer as alterações que forem necessárias.
Também é possível transformar um PDF em Excel, que é um tipo de arquivo bastante usado nos escritórios para fazer cálculos e balanços. Para fazer essas e outras conversões, basta selecionar o recurso no site, inserir o documento que deseja mudar e esperar alguns segundos. Em seguida, a plataforma irá devolver o arquivo no formato desejado para ser baixado.
Compressão de documentos
Nem sempre o documento está do tamanho que os sistemas suportam. Há situações em que a inserção de arquivos grandes pode impedir uma tarefa. Porém, não é preciso retirar informações para poder compartilhá-las livremente.
Ao compactar arquivos PDF, o SmallPDF facilita o compartilhamento rápido de relatórios e documentos contábeis pela internet, sem comprometer a qualidade. A compressão é realizada de maneira similar à conversão, ou seja, em poucos cliques.
Assinaturas eletrônicas seguras
Com a funcionalidade de assinaturas eletrônicas, o SmallPDF proporciona uma maneira segura e eficiente de obter aprovações e autorizações em documentos contábeis. Além de reduzir o tempo necessário para finalizar transações, também contribui para diminuir o uso de papel, promovendo práticas mais sustentáveis.
Para utilizar a ferramenta de assinatura, é necessário fazer um cadastro no site, e colocar os e-mails das pessoas que deverão assinar o documento. É possível criar uma sequência de assinaturas, dessa forma, assim que uma pessoa assinar, um e-mail solicitando a assinatura será enviado para outra.
A assinatura automatizada agiliza a rotina dos escritórios, que frequentemente precisam lidar com contratos e outros documentos que requerem a validação de clientes e fornecedores. Dispor de um recurso para assinar arquivos é a maneira mais inteligente de gerenciar esse tipo de tarefa.
Edição simplificada de PDF
Nem sempre os contadores precisam utilizar o formato original, como Word e Excel. Em algumas situações, só é necessário fazer algum ajuste no próprio PDF, o que não é possível se não tiver uma ferramenta específica para isso, já que esse formato é mais fechado para edições do que outros.
A capacidade de editar PDFs de forma simples é, então, uma vantagem importante para a área contábil. No SmallPDF, os usuários podem fazer correções, adições ou remoções de informações em documentos PDF, sem a necessidade de softwares complexos. Esse recurso agiliza o processo de revisão e atualização de relatórios financeiros.
Independentemente se a informação está em texto, uma planilha ou com figuras, é possível fazer mudanças no arquivo PDF. Basta escolher a funcionalidade de editar para começar a alterar o trabalho da maneira que quiser.
Proteção de documentos sensíveis
A segurança da informação é prioritária na contabilidade, e o SmallPDF oferece recursos robustos de proteção de documentos. Isso inclui a capacidade de adicionar senhas aos PDFs, restringindo o acesso apenas a pessoas autorizadas e garantindo a confidencialidade de informações sensíveis.
Para proteger os documentos também é simples. O usuário só precisa escolher o arquivo, arrastá-lo para dentro da ferramenta e definir uma senha. Além desse código, que é de responsabilidade do usuário, o SmallPDF adiciona uma camada de criptografia, para tornar a obtenção das informações ainda mais difícil. Ao baixar o documento, ele já está encriptado, ou seja, protegido.
No SmallPDF, os arquivos também são transferidos por meio de uma conexão SSL segura. Após uma hora que eles são colocados no sistema, eles são eliminados. Já as senhas que o usuário escolheu são deletadas imediatamente. Todos esses detalhes foram pensados para garantir mais confiabilidade e segurança para as informações dos clientes.
Vale notar ainda que a plataforma possui a certificação ISO/IEC 27001 e está em conformidade com o GDPR, a CCPA e a nFADP, o que comprova a preocupação com a segurança de todos os documentos que são usados no sistema.
Como se percebe, ao aproveitar essas funcionalidades, os profissionais da área contábil podem aumentar a eficiência operacional, melhorar a colaboração com clientes e parceiros, ao mesmo tempo em que garantem a integridade e a segurança dos dados contábeis. Por esse motivo, o SmallPDF se destaca como uma ferramenta valiosa para impulsionar a produtividade e a qualidade nos escritórios, especialmente os que trabalham com contabilidade.
