Descubra como PMEs podem recuperar notas fiscais

No ambiente empresarial surgem situações em que é necessário o acesso ao número de nota fiscal.

Esse acesso é fundamental para:

• Garantir a conformidade fiscal;

• Realizar auditorias;

• Manter um controle financeiro eficiente.

As empresas que conseguem isso facilitam os procedimentos de contabilidade, conciliação de contas e auditorias, uma vez que as notas fiscais (NFs) servem como comprovantes de transações financeiras.

No varejo, por exemplo, podem ocorrer casos em que há reembolso e devolução de mercadorias e, nesses casos, tais documentos são necessários para comprovar a compra e os valores envolvidos.

Além disso, é importante localizar as vias originais para emitir notas fiscais complementares em caso de erros ou omissões.

“Para o controle de estoque, as NFs são fundamentais ao registrar entradas e saídas de mercadorias. Ao acionar garantias de produtos, por exemplo, servem como prova de compra. Elas são usadas nas cobranças e pagamentos a clientes e fornecedores, verificando detalhes das transações. Em disputas comerciais ou litígios, funcionam como evidência documental. Além disso, na preparação de declarações de impostos, as NFs são necessárias para calcular corretamente os valores devidos e reivindicar créditos fiscais” diz a Diretora de Vendas para Pequenas e Médias Contas na Qive, Gabriela Chamis.

Diante desse cenário, o que pode facilitar, independente do caso, é ter um sistema de gestão fiscal, permitindo uma gestão completa das notas fiscais emitidas para o CNPJ da empresa.

No entanto, se a empresa ainda não utiliza esse tipo de sistema, saiba que há meios eficazes de recuperar NFs. 

Para as notas fiscais eletrônicas (NFe) de produtos (modelo 55), a recuperação pode ser feita pelo o portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a nota foi emitida. 

No site, o empresário faz a consulta utilizando a chave de acesso da NFe, geralmente disponível no Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (Danfe) ou no arquivo XML da nota.  

Se mesmo assim a nota fiscal não for encontrada, a empresa pode entrar em contato com o fornecedor do produto e solicitar uma cópia do Danfe ou do arquivo XML da nota fiscal diretamente ao fornecedor.

Caso a empresa queira recuperar notas fiscais impressas, o número da nota pode ser encontrado no canto superior direito do documento, geralmente identificado como “Número da Nota” ou “Nº da Nota”. 

“Manter um armazenamento organizado e realizar backups regulares dos arquivos XML e Danfes das notas fiscais são práticas recomendadas para evitar problemas futuros. Além disso, considerar a implementação de sistemas  ERP que integrem a emissão e recebimento de notas fiscais pode facilitar a recuperação e a gestão desses documentos, garantindo um controle mais eficiente e evitando pendências com as autoridades fiscais”, comenta Chamis.

A empresa, ao contar com uma gestão eficiente garante a conformidade fiscal e evita problemas legais.

Com informações da Hercog Comunicação Estratégica