A necessidade de se manter sob Gestão o Ativo imobilizado é indiscutível, e isso vem ganhado adeptos no segmento empresarial constantemente.
Mas como realizar essa Gestão é algo importante, deve ser muito bem discutido internamente nas empresas.
A cultura da Gestão Patrimonial
Muito se fala e também é exigido em leis, a Gestão do Ativo Imobilizado, seja para que empresas possam comprovar a utilização dos benefícios fiscais da Depreciação na apuração dos Impostos (IRPJ e CSLL) , ou mesmo, para que possa ser apresentado ao Fisco o rastreamento dos investimentos da empresa, evitando com isso que os Resultados sejam “danificados” com a classificação incorreta de Imobilizado como despesa.
Além disso, é fundamental que empresas tenham de forma acessível Sistemas de Gestão Patrimonial, para que a realização da Gestão possa de fato ocorrer, com registro de movimentações, como: aquisições, baixas, transferências, entre outras, e também o cálculo da depreciação de forma segura para que numa possível fiscalização ou questionamento pelos órgãos competentes, possam ser apresentados.
O acompanhamento é fundamental, além da revisão de procedimentos, sempre que “fragilidades” na Gestão forem identificadas.
Independente de quais das opções o Inventário Patrimonial deve ser realizado
O primeiro passo para se colocar em pratica a Gestão Patrimonial, ou seja, o controle do Ativo imobilizado, é realizar o Inventário Físico (levantamento Físico dos Bens), entretanto, para que isso aconteça, é fundamental que um planejamento seja colocado em pratica, para que todas as necessidades da empresa sejam devidamente expostas, e os processos para a realização do Inventário ocorram visando atender aos objetivos previamente apresentados.
Definir itens como:
- Áreas que serão inventariadas
- Tipos de Ativos
- Quais informações serão tratadas como essenciais
- Se o controle terá foco apenas físico ou também monetário
- Entre outras informações
De posse de todas as informações, pode-se então traçar a programação do Inventário do Ativo Imobilizado (tombamento).
- As etapas do processo para se administrar é comum a qualquer das modalidades.
Uma dúvida muito comum em gestores que tem por objetivo a implementação do Controle Patrimonial são as “variáveis” em sua Gestão, caso opte por uma das modalidades entre convencional ou RFID, é importante que em qualquer das modalidades, procedimentos devem ser claros, também o acompanhamento e correções de procedimentos, sempre que necessários.
O sistema convencional de Controle Patrimonial (Placas em Alumínio)
De forma geral o sistema convencional ainda é o mais utilizado no Brasil, visto que o custo para implementação é muito atrativo, principalmente para empresas que tem em seus Ativos, itens sem grande expressividade monetária, mas essa cultura vem sendo modificada, com os benefícios do RFID.
Definir quais serão as placas de identificação, suas quantidades, e os tipos de Ativos que receberão essas placas, são o ponto de partida desse sistema de Gestão.
O processo para controle em nada diferencia-se dos demais, entretanto, a realização de Inventários acaba levando um tempo maior, mas sua eficiência não depende de agilidade e sim acompanhamento.
Quando se define pelo RFID (Informações por Rádio Frequência)
Um fator predominante nessa definição é a capacidade de Investimento, visto que um processo básico de Gestão em RFID, tem um custo no mínimo 5 vezes superior ao convencional.
A eficiência da Gestão após sua implantação é grandiosa, permitindo informações de forma on-line, com precisão, entre outros benefícios e amarrações que essa ferramenta permite.
Seus custos diferenciam-se em razão de investimentos como:
- Placas próprias para RFID (com chips);
- Leitores apropriados;
- Colocação de antenas em áreas específicas nas plantas onde serão administrados os Ativos;
- O software que fara a Gestão das informações e também “trocará” informações com o REP da empresa;
- Além do suporte em razão de up-grades tecnológicos.
Após sua implantação, os benefícios com a Gestão são totalmente diferentes, em razão da velocidade nas respostas, principalmente em inventários que podem ser realizados de forma Geral ou cíclico com tempos reduzidos a 90% quando comparados ao sistema convencional.
O sistema híbrido pode ser implementado – analisando o custo beneficio
Quando a empresa tem a intenção da implementação do sistema RFID e não dispõe de budget para que todo o processo seja devidamente implementado, um “MIX” pode ser colocado em pratica, ou seja, o processo de Inventário e Avaliação Patrimonial ser realizado, entretanto, com a utilização de placas em RFID, com isso, é possível que no momento oportuno a empresa, estruture-se para os investimentos em equipamentos (leitores, antenas, totens) e softwares (Gestão RFID e a conexão com o ERP) para que tenha os benefícios dessa tecnologia.
Dessa forma evita-se a necessidade da realização de um novo Inventario Geral com o objetivo das substituições das placas em alumínio pelas placas em RFID.
Especialistas devem coordenar o processo
Para que todo esse processo tenha êxito, desde o planejamento de qual será o projeto que a empresa colocará em pratica, até sua efetiva implementação, é fundamental que especialistas estejam a frente, sem desmerecer a participação de profissionais da própria empresa, pois os mesmos devem integrar a equipe que fará com que o projeto seja colocado em pratica.
Fonte: AXS Consultoria Empresarial
