A finalidade precípua da contabilidade é fornecer informações aos usuários, internos e externos, e as Demonstrações Financeiras Padronizadas têm a função de sintetizar situação financeira e operacional das empresas que as publicam da forma mais próxima à realidade possível.
Assim, pensando de forma sequencial, a compreensão da escrituração contábil se faz de grande importância, uma vez que ocorrido um fato contábil o seu registro correto será o início do acompanhamento desse fato até sua conclusão e, consequentemente, provocará alterações nas demonstrações finais que serão publicadas para conhecimento de todos os usuários.
Essa importância é clara em razão da conformidade das publicações às normas estabelecidas pelos Pronunciamentos Contábeis – CPC’s e, também, quando observados os aspectos fiscais e trabalhistas das empresas para fins de declarações.
Mas não apenas para fins do cumprimento das legislações vigentes a correta escrituração é essencial, pois o uso interno das informações contábeis permite que as pessoas responsáveis pela avaliação de cenários e toamdas de decisões tenham as informações corretas e realistas em mãos, por isso a importância da redução da assimetria informacional e da divergência entre o que é visto nas demonostrações e as realidades das empresas.
Da mesma forma, aos estudantes das ciências contábeis ou temáticas financeiras relacionadas, é importanque que o aprendizado básico dos princípios e conceitos contábeis seja sólido, a fim de que a interpretação dos dados publicados não seja distorcida por incompreensão ou desinformação.
Aqui abordamos a contabilização das despesas antecipadas como um ativo no regime de competência, o que, em uma análise superficial e apenas superficial, pode causar alguma dúvida e gerar questionamentos sobre sua correta alocação.
Primeiramente, a diferença entre os regimes de caixa e competência está, a priori, no momento do reconhecimento das despesas e receitas. Pelo regime de caixa há o reconhecimento da despesa ou receita quando há entrada ou saída de fato de valores no caixa/banco da empresa, ou seja, se houve uma saída em decorrência de uma despesa ou uma entrada em decorrência de uma venda, há também o reconhecimento integral desse fato nas contas de resultado.
Você poderia perguntar “mas e no caso dos parcelamentos ou antecipações?” e a resposta seria de que uma vez que houve a saída ou entrada do dinheiro, é considerada realizada a receita ou a despesa.
Por outro lado, considerando-se o regime de competência, o reconhecimento das receitas e despesas se torna mais complexo. Sintetizando, as receitas e despesas serão reconhecidos quando o produto ou serviço que originou a receita for entregue e quando a despesa for incorrida ou o que a originou for consumido.
Aqui cabe ressaltar que não se trata apenas de uma determinação normativa que impôs o reconhecimento desses fatos da forma que o são, mas sim a interpretação do que de fato ocorre e pela finalidade contábil de fornecer informações corretas e o mais próximas da realidade possível, logo não haveria outra forma mais próxima da realidade do que o já exposto.
Exemplificando, supondo que seja feita a contratação de um seguro para a empresa pelo período de 12 meses e o pagamento do custo de R$ 12.000 dar-se-á à vista no ato da contratação.
Pelo regime de caisa esse seguro deverá ser registrado como uma despesa integral quando o valor for pago, havendo, portanto, uma saída de caixa e uma despesa de seguros com o valor contratado, na sua integralidade, uma vez que nesse regime a despesa é considerada incorrida assim que os valores foram transferidos ao fornecedor.
Por outro lado, pelo regime de competência, a despesa deve ser reconhecida quando o seguro, no exemplo em questão, tiver sido utilizado, ou seja, quando completar-se 1 mês dos 12 contratados inicialmente.
Pelo regime de competência os registros contábeis dessa operação serão diferentes. Vejamos:
Pela saída de caixa, um crédito contra o caixa/banco e, em contrapartida, uma despesa antecipada de 12 meses.
E nenhum lançamento na conta de resultado? Não!
A despesa antecipada tem a característica de se tornar um direito e os direitos são alocados no Ativo. Se forem direitos que se enquadrem no curto prazo será no ativo circulante, se for um direito de longo prazo, será no ativo realizável a longo prazo.
Não há aqui alocação no ativo por exclusão de opções, como superficialmente se pode pensar, mas sim a alocação correta de um direito, principalmente pela consideração de que se fora feito uma antecipação de valores em contrapartida à prestação ou fornecimento de um serviço por determinado período, o contratante faz jus à prestação desser serviço, ou seja, a empresa contratante tem direito a que seja entregue o que fora pago.
E quando que será registrada a despesa nas contas de resultado?
Seguindo no exemplo, se a contratação se deu por 12 meses o registro de despesa com seguros será feito ao término de cada mês consumido do direito em questão. Assim, findado o mês haverá um crédito contra a conta de despesas antecipadas com seguros e, em contrapartida, um débito contra despesas com seguros (ou qualquer outro nome que seja dados às contas), ambos no valor de R$ 1.000, que corresponde a 1/12 do contrato total.
Perceba que não houve mais saídas de caixa, apenas a utilização de fato do serviço que foi contratado pela empresa, diferentemente ao que se observa no regime de caixa, cuja despesa integral fora reconhecida no momento da contratação, independentemente da utilização ou não do serviço.
Se pensarmos em termos trabalhistas a contabilização terá a mesma lógica: o funcionário da empresa trabalha pelo mês de janeiro e recebe até o quinto dia útil do mês subsequente, portanto a empresa passa a ter a obrigação de pagar esse funcionário a cada dia de serviço que ele cumpre. Nesse caso, o serviço é prestado pelo funcionário à empresa antes do pagamento, mas a obrigação de pagar surge antes do seu efetivo desembolso e ao funcionário surge um direito de receber.
Perceba que aqui também não falamos ainda de saídas de caixa, mas apenas da prestação do serviço que gera uma obrigação de pagar e um direito de receber.
Exemplos nunca são demais, principalmente para algo que você possa ter ficado na dúvida ou ter lido algo que te levasse a incorrer em erro, portanto, vamos a mais um exemplo ainda no regime de competência:
Pensemos que a nossa empresa ao invés de realizar contratar um prestador de serviço, dessa vez, foi contratada para o fornecimento de cursos e treinamentos pelo período de 12 meses para os funcionários de determinada empresa por R$ 12.000.
O lançamento desse contrato deverá ser feito com um débito contra caixa/bancos e, em contrapartida, um crédito contra cursos e treinamentos a prestar, ou qualquer outro nome que seja dado a conta dos serviços vendidos, com ênfase no “a prestar” ou “a fornecer” e outros possíveis sinônimos.
Analogamente ao que ocorreu com as despesas, aqui temos uma receita antecipada, o que gerou não um direito, mas sim uma obrigação de fornecer o serviço que nos foi contratado e já pago pelos próximos 12 meses.
Essa obrigação nada mais poderia ser que não um passivo circulante, o que é caracterizado pelo dever de realizar algo e pelo prazo que está dentro do exercício corrente do exemplo. Da mesma forma que com os ativos, a alocação como circulante ou não circulante dar-se-á pela duração do contrato e do exercício social da empresa, normalmente, ou seja, a característica temporal para a alocação do ativo ou do passivo não mudam por ser decorrente de uma despesa ou receita antecipada.
E você poderia perguntar “Mas não vamos reconhecer essa receita nas contas de resultado agora?” e a resposta será novamente “Não!”.
As receitas serão reconhecidas conforme os produtos ou serviços que deram origem a esse fato contábil forem entregues ou prestados, independentemente do momento em que o pagamento ocorreu.
Seguindo no exemplo, haverá o reconhecimento da receita ao término do primeiro mês subsequente à contratação e em que os cursos e treinamentos foram prestados para a empresa contratante.
Isso quer dizer que, findo o primeiro mês da efetiva prestação do serviço haverá um lançamento a débito contra a conta cursos e treinamentos a prestar e, em contrapartida, um crédito contra a conta receita de serviços no valor de R$ 1.000, que corresponde a 1/12 do contrato total.
Fica claro, assim, que os lançamentos de depesas antecipadas e receitas antecipadas representam, pelo regime de competência, de fato o que acontece na realidade da empresa, uma vez que quando do pagamento antecipado existe um direito de receber algo, um ativo, que ainda não foi concluído, portanto permanecendo como um direito até que prestado seja. Da mesma forma, quando do recebimento antecipado existe uma obrigação com o contratante de entregar o que já foi pago, portanto permanecendo como um dever, um passivo, até sua entrega ou prestação.
Fica claro também a importância da correta escrituração desse tipo de fato contábil, principalmente se considerado que as demonstrações devem demonstrar o que ocorre com a empresa: se existem direitos a serem recebidos, o ativo os contemplará, e se existem obrigações a serem cumpridas, o passivo as contemplará.
Não há o que se falar aqui em distorção de lançamentos ou interpretação por exclusão, mas sim do princípio da primazia da essência pela forma, ou seja, o nome dado para a operação é irrelevante frente às suas características.
Para quem faz uso das demonstrações financeiras para quaisquer fins, seja análise financeira, indicadores, auditoria etc. o conhecimento da base contábil é essencial, não podendo utilizar-se apenas de maneira superficial do que está apresentado, mas sim interpretar as informações em sua completude para que haja compreensão e entedimento e não o aumento da assimetria informacional, ou desinformação.
