Como tornar suas reuniões online mais dinâmicas e produtivas?

As reuniões online se tornaram uma parte essencial do trabalho remoto, especialmente para os profissionais de contabilidade que precisam se comunicar com clientes, colegas e gestores. No entanto, nem sempre é fácil manter o foco, a motivação e a eficiência nessas reuniões, que podem ser cansativas, monótonas e improdutivas se não forem tomadas certas medidas.

Felizmente, existem formas de otimizar essas reuniões, tornando-as mais dinâmicas e menos trabalhosas. E para te ajudar com isso, trouxemos muitas dicas que vão desde o planejamento até o uso de ferramentas que transcrevem vídeo para texto para transcrever e documentar a reunião. 

Leia até o final e confira.

Reuniões online

Se você trabalha com contabilidade sabe que o home office muitas vezes é necessário. Além disso, quem quer ampliar sua carteira de clientes precisa atender à distância para poder prospectar fora de sua região geográfica.

Nesse sentido, as teleconferências são um bom canal de comunicação, seja com os clientes, colegas de trabalho ou superiores. Para tornar essas reuniões mais produtivas e assertivas, veja a seguir alguns pontos chave.

1. Planeje e prepare a reunião com antecedência

Uma reunião online bem-sucedida começa com um bom planejamento e preparação. Assim, antes de iniciar a reunião, defina os objetivos, a pauta, os participantes, o tempo e a plataforma que você irá utilizar. Então, compartilhe essas informações com todos os envolvidos, para que eles possam se organizar e se preparar adequadamente.

Também é importante verificar se você tem todos os equipamentos e ferramentas necessários para a reunião, como computador, câmera, microfone, uma conexão estável de Internet e um bom software de videoconferência. Se você é iniciante, procure aprender como usar o Zoom, Google Meet ou qualquer que seja a plataforma com antecedência para estar mais confiante.

Por fim, teste tudo e resolva qualquer problema técnico que possa atrapalhar a reunião.

2. Estabeleça e siga as regras de etiqueta online

As reuniões online exigem algumas regras de etiqueta para garantir o respeito, a cordialidade e a eficácia da comunicação. Algumas dessas regras são:

• Entre na reunião no horário marcado e avise se houver algum imprevisto ou atraso;
• Escolha um local silencioso, iluminado e sem distrações para participar da reunião;
• Vista-se de forma adequada e profissional, mesmo que esteja em casa;
• Mantenha o microfone desligado quando não estiver falando, para evitar ruídos e interferências;
• Evite interromper ou falar ao mesmo tempo que os outros, e espere sua vez de se pronunciar;
• Olhe para a câmera e faça contato visual com os demais participantes, para demonstrar atenção e interesse;
• Seja claro, objetivo e educado ao se expressar, e use uma linguagem apropriada para o contexto da reunião.

3. Interaja e envolva os participantes da reunião

Uma reunião online pode ser muito mais dinâmica e produtiva se houver interação e envolvimento entre os participantes. Para isso, é preciso estimular a participação, o feedback e a colaboração de todos, e evitar que a reunião se torne um monólogo ou uma apresentação unilateral.

Algumas formas de interagir e envolver os participantes da reunião são:

• Fazer perguntas abertas e relevantes, e ouvir atentamente as respostas;
• Pedir opiniões, sugestões e críticas construtivas, e valorizar as contribuições de cada um;
• Usar recursos visuais, como gráficos, imagens e vídeos, para ilustrar e reforçar as ideias e os dados apresentados;
• Utilizar ferramentas digitais, como enquetes, quizzes, jogos e atividades, para tornar a reunião mais divertida e engajadora;
• Reconhecer e elogiar os resultados e os esforços dos participantes, e celebrar as conquistas e os aprendizados da reunião.
• 4. Use ferramentas digitais para transcrever as reuniões online
• Uma das ferramentas digitais que pode ser muito útil para tornar suas reuniões online mais dinâmicas e produtivas é a de transcrever vídeo e áudio em texto. A saber, essa ferramenta permite que você converta o áudio e o vídeo da reunião em um texto escrito, que pode ser editado, compartilhado e arquivado.
• Os benefícios de usar essa ferramenta são:
• Facilitar o acompanhamento e a compreensão da reunião, especialmente para os participantes que têm dificuldades auditivas, visuais ou de idioma;
• Aumentar a acessibilidade e a inclusão da reunião, permitindo que mais pessoas possam participar e se beneficiar do conteúdo;
• Melhorar a organização e a documentação da reunião, gerando um registro fiel e detalhado de tudo o que foi dito e decidido;
• Otimizar o tempo e a produtividade da reunião, evitando a necessidade de repetir ou resumir as informações, e facilitando a revisão e o feedback posterior.

Existem diversas ferramentas digitais, como o Transkriptor, por exemplo, que oferecem o serviço de transcrição de vídeo em texto, com diferentes funcionalidades e preços. Sendo assim, você pode escolher uma que atenda às suas necessidades e usá-la sempre para evitar perder o registro das reuniões online, anotar manualmente os tópicos discutidos ou até mesmo ter que fazer outro encontro para reforçar as decisões.

5. Faça um encerramento e um acompanhamento da reunião

 

Por fim, uma reunião online não termina quando você desliga a câmera e o microfone. Em vez disso, é preciso fazer um encerramento e acompanhamento da reunião, para garantir que os objetivos foram alcançados, que os participantes ficaram satisfeitos e que as ações foram definidas e executadas.

Algumas dicas para fazer um bom encerramento e acompanhamento da reunião são:

• Faça um resumo dos principais pontos, conclusões e decisões da reunião, e confirme se todos estão de acordo e entendem o que foi discutido;
• Estabeleça as próximas etapas, responsabilidades e prazos, e certifique-se de que todos sabem o que devem fazer e quando devem fazer;
• Agradeça a presença e a participação de todos, e solicite um feedback sobre a reunião, para saber o que funcionou bem e o que pode sofrer melhorias;
• Envie um e-mail ou uma mensagem com um agradecimento, um lembrete das ações e um convite para a próxima reunião, se houver;
• Monitore e acompanhe o progresso e o desempenho das ações, e ofereça suporte e orientação sempre que necessário;
• Envie para cada um dos envolvidos uma cópia da transcrição da reunião para que todos estejam cientes de que ela foi documentada e possam analisar os tópicos e decisões sempre que quiserem.

Conclusão

As reuniões online muitas vezes são permeadas de coisas negativas, como tédio, a vontade de fazer um monólogo de uns contra a impaciência de outros, a falta de atenção e por aí vai. No entanto, com a programação e a execução corretas, esses encontros podem ser uma importante aliada na busca por produtividade.

O que não pode acontecer é aquele clássico “fazer reunião para marcar reunião”, ou seja, gastar tempo sem chegar a lugar nenhum. 

Então, agora que você já sabe como tornar as reuniões online mais dinâmicas e produtivas, use as dicas que demos e as ferramentas que sugerimos e otimize os encontros!