No mundo corporativo atual, um dos desafios mais importantes é manter uma carteira de clientes saudável. Essa é uma necessidade que muitas vezes não é atendida por empresas que, embora operem corretamente, não alcançam a lucratividade ou o crescimento esperados.
Uma carteira saudável protege adequadamente o fluxo de caixa disponível, e um fluxo financeiro equilibrado pode ser a diferença entre estar no vermelho ou no azul. Portanto, uma carteira saudável pode significar prosperidade.
Isso é, sem dúvida, um grande desafio. No entanto, as melhores práticas empresariais ajudam a proteger a longevidade das empresas, que, mesmo sem prosperar em todas as áreas, podem se manter operantes por meio de ferramentas eficazes e processos organizados.
MELHORES PRÁTICAS PARA OTIMIZAR A COBRANÇA
Não é segredo que o processo de cobrança tende a ser trabalhoso e ineficiente se não houver um planejamento estruturado e processos padronizados.Empresas líderes em serviços administrativos, como a TMF GROUP, recomendam algumas práticas que podem ajudar a gerenciar a carteira de clientes de maneira organizada e eficaz:
- Conheça seus clientes: antes de estabelecer qualquer relação comercial, é essencial pesquisar detalhadamente o histórico da empresa ou pessoa que solicita seus produtos ou serviços. Documentos oficiais podem ser solicitados como comprovação da estabilidade financeira do cliente, incluindo demonstrações contábeis certificadas por uma autoridade contábil, registros comerciais, identificação perante órgãos reguladores e certificações comerciais. Estas últimas demonstram as relações do potencial cliente com outros fornecedores ou clientes.
- First Time Right (FTR): esse conceito, que pode ser traduzido como “acerto na primeira vez”, faz parte da Gestão da Qualidade Total (TQM, na sigla em inglês). Seu objetivo é garantir que todo processo administrativo, de vendas ou de cobrança seja realizado corretamente desde a primeira vez e que se mantenha eficiente ao longo de toda a relação comercial. Isso evita desculpas para atrasos injustificados.
- Aproveite o Big Data: a digitalização completa dos processos administrativos, bases de dados, cobranças e pedidos revolucionou a forma como os negócios são conduzidos. O uso adequado dessas informações, por meio de ferramentas eficientes, permite agilizar a filtragem de clientes, leads, concorrentes e alternativas de mercado. Além disso, possibilita uma comunicação eficaz com todas as partes interessadas e facilita o rastreamento de operações.
- A era da IA: esse avanço tecnológico chegou ao mundo dos negócios para automatizar processos que antes eram demorados e burocráticos, além de proteger o patrimônio das empresas. Com o uso da inteligência artificial, as companhias podem organizar tarefas pendentes e garantir sua execução de maneira eficiente. A IA também permite priorizar ações de forma objetiva, levando em conta o impacto de cada conta a receber no fluxo de caixa e projetando diferentes cenários financeiros. Além disso, por meio do aprendizado de máquina (machine learning), a IA se torna uma aliada na verificação e proteção contra fraudes, ajudando a evitar golpes ou pagamentos fraudulentos com base em experiências passadas e dados disponíveis na rede.
PARCERIAS ESTRATÉGICAS PARA PROTEGER O FLUXO DE CAIXA
A implementação dessas estratégias pode demandar um esforço adicional das empresas. Por isso, felizmente, o mercado já conta com parceiros especializados na área de cobrança, que auxiliam na integração de melhores práticas e tornam o processo mais fluido.
A cobrança pode ser um daqueles processos que, quando terceirizados para especialistas reconhecidos internacionalmente, liberam o tempo dos executivos para que possam se dedicar à inovação, diversificação de receitas e investimentos estratégicos.
Por exemplo, a TMF GROUP, com mais de 125 escritórios em todo o mundo, oferece um serviço estruturado de suporte à gestão da carteira, incluindo:
- Estratégias eficazes para evitar atrasos no pagamento de faturas, utilizando lembretes personalizados, alinhados às políticas de cada mercado.
- Divulgação das melhores práticas de faturamento, com treinamentos específicos e comunicação de incentivos para pagamentos pontuais.
- Análise da solvência dos clientes durante o processo de onboarding e relatórios periódicos sobre carteiras significativas.
- Uso de tecnologias de última geração a serviço das empresas. Os softwares proprietários da TMF integram-se rapidamente às ferramentas locais dos clientes, sem necessidade de esforços adicionais, garantindo soluções ágeis e registros precisos das contas a receber.
CARTEIRA SEGURA, NEGÓCIO PRÓSPERO
Ao adotar abordagens sistemáticas e tecnologias avançadas oferecidas pela TMF, é possível garantir um fluxo de caixa constante, minimizar atrasos nos pagamentos e reduzir a inadimplência, além de aprimorar as políticas de crédito e cobrança.
Uma faturação transparente e uma comunicação proativa fortalecem o relacionamento com os clientes, aumentando sua fidelidade. Além disso, o uso de ferramentas de automação para essas tarefas reduz significativamente os custos administrativos e acelera os ciclos de pagamento, liberando recursos para o crescimento estratégico.
