Você já se perguntou como os hotéis conseguem manter suas operações funcionando de forma tão eficaz? Bem, há um segredo por trás disso, e ele atende pelo nome de “Contabilidade Hoteleira”. Para desvendar o segredo do sucesso nessa área, vamos explorar a relevância da contabilidade hoteleira, destacando suas áreas de atuação e sua importância na gestão eficaz desses negócios.
Receita e reservas: a base da operação
A primeira etapa da operação hoteleira é a geração de receita por meio de reservas. Nessa fase, a contabilidade hoteleira desempenha um papel crucial ao acompanhar todas as nuances das reservas. Isso inclui detalhes como tipos de quartos, tarifas, descontos e serviços adicionais. A contabilização precisa dessas informações é essencial para garantir que a receita seja registrada de forma adequada.
Em relação às receitas é recomendável, para efeito de análise, o desdobramento das receitas de acordo com o trânsito dos hóspedes no hotel, por exemplo:
Receita de hospedagens: uma parte vital da contabilidade hoteleira envolve registrar as receitas provenientes da ocupação de quartos. Essas receitas são registradas pelo regime de competência, que é o princípio essencial na contabilidade. Ou seja, a cada dia da hospedagem é gerada a receita, com base na utilização dos serviços de hospedagem.
Receitas de alimentos e bebidas: muitos hotéis possuem restaurantes, bares e serviços de banquetes. As receitas geradas por essas operações devem ser registradas separadamente na contabilidade, pois podem representar uma parcela significativa do faturamento total do hotel. A receita é registrada conforme o hóspede ou o passante vai efetuando o consumo dos itens.
Outras receitas operacionais: além das acomodações e alimentos, hotéis podem obter receitas adicionais com serviços como lavanderia, aluguel de espaços para eventos, estacionamento e serviços de spa. Essas receitas também devem ser registradas de forma separada para oferecer uma visão completa do desempenho financeiro do hotel nessas atividades que são satélites da atividade principal, que é a hospedagem.
A contabilidade desempenha um papel crítico na gestão das receitas do hotel, registrando todas as fontes de receita e fornecendo indicadores-chave que auxiliam na otimização da estratégia de precificação.
Contas a receber: gerenciando pagamentos pendentes
A contabilidade hoteleira também lida com contas a receber de diversas fontes, como hóspedes individuais, agências de viagens e empresas. O acompanhamento de pagamentos pendentes, prazos de pagamento e ações de cobrança, quando necessário, são tarefas essenciais. A conciliação dos registros contábeis com o sistema de gerenciamento de receitas é fundamental para garantir a precisão dos registros.
Hóspedes na casa ou hóspedes em curso
O controle dessa conta é de extrema importância. É nessa conta transitória que ficam registradas todas as despesas correntes dos hóspedes, e a partir dela, são direcionados às formas de pagamento definidas com cada hóspede, seja fatura, cartão de crédito, dinheiro, etc. Esse procedimento corresponde a aplicação do regime de competência para todos os consumos feito pelo hóspede, desde o check-in até o check-out. Ao fim de cada mês essa conta demonstra os saldos do consumo de cada hóspede que ainda permanecem no hotel, mantendo o controle de suas reservas de forma individualizada até seu check-out.
Contas a pagar: mantendo as finanças em dia
Nesta área, a contabilidade hoteleira cuida das obrigações financeiras do hotel, como pagamentos a fornecedores, despesas públicas, impostos e outros gastos. Manter um controle estrito sobre as datas de vencimento, garantir pagamentos pontuais e evitar atrasos é crucial para evitar multas ou juros adicionais, bem como garantir um fluxo de caixa saudável.
Controle de estoque: evitando desperdícios e controlando custos
A contabilidade hoteleira monitora o estoque de suprimentos e produtos usados nas operações diárias do hotel, como alimentos e bebidas, produtos de limpeza e amenidades. Estabelecer controles internos eficientes é fundamental para evitar perdas, controlar os custos e garantir a reposição adequada dos produtos conforme necessário.
Gestão de ativos fixos: preservando o valor dos ativos
Os hotéis possuem diversos ativos fixos, como prédios, terrenos, mobiliário, rouparias, equipamentos e veículos. A contabilidade hoteleira é responsável por registrar, depreciar e manter um controle adequado desses ativos. A depreciação apropriada é crucial para refletir com precisão o valor desses ativos ao longo do tempo.
Análise de custos: identificando eficiências e oportunidades de redução de despesas
A análise de custos é uma parte fundamental da contabilidade hoteleira, envolvendo a identificação, classificação e acompanhamento dos custos operacionais. Isso inclui custos de mão de obra, alimentos e bebidas, serviços públicos, manutenção, marketing e outras despesas operacionais. A análise de custos ajuda a identificar áreas de eficiência e oportunidades de redução de despesas, contribuindo para a melhoria da lucratividade e competitividade do hotel.
Relatórios financeiros: ferramentas para a tomada de decisões
A contabilidade hoteleira dá suporte para preparação de relatórios financeiros precisos e oportunos, incluindo demonstrações de resultados, balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa. Esses relatórios oferecem ferramentas e métricas para analisar o desempenho financeiro do hotel ao longo do tempo, ajudando os gestores a tomar medidas corretivas ou proativas para melhorar a saúde financeira do hotel.
Conformidade fiscal e legal: evitando problemas legais
A contabilidade garante que o hotel cumpra todas as obrigações fiscais e legais, como o pagamento de impostos e a apresentação de relatórios financeiros conforme exigido pelas autoridades competentes. Isso ajuda a evitar multas, penalidades e problemas legais que possam afetar negativamente a reputação e as operações do hotel.
Suporte à retomada do setor hoteleiro pós-pandemia
Em tempos de desafios como a pandemia, a contabilidade hoteleira desempenhou um papel crucial na gestão das finanças dos hotéis. Programas de apoio como o Programa Emergencial do Setor de Eventos (PERSE) foram fundamentais para a retomada do setor hoteleiro. Estar atualizado sobre as normas fiscais aplicadas ao setor de eventos foi fundamental para aproveitar essas oportunidades.
A contabilidade hoteleira não é apenas uma função administrativa, mas sim um componente vital para o sucesso e a sobrevivência dos hotéis. Ela fornece informações críticas para a tomada de decisões estratégicas, a maximização de receitas, a gestão de custos, a conformidade legal e fiscal, e o gerenciamento eficaz de ativos. Portanto, da próxima vez que você ficar em um hotel e se perguntar como eles fazem tudo funcionar tão bem, lembre-se do importante papel desempenhado pela contabilidade hoteleira nos bastidores.
