A maioria das empresas de pequeno porte, e algumas de médio porte, não utilizam os sistemas de controles internos, que integram as informações das diversas áreas de uma empresa com a Contabilidade.
Esses sistemas, bastantes conhecidos pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning), que traduzindo de forma inversa poderia ser chamado de Planejamento de Recursos Empresariais (PRE), podem funcionar de forma integrada ou não. A melhor opção é a utilizar a integração entre os diversos módulos disponíveis ou implantados na empresa.
O desafio é manter o sistema funcionando de maneira plena e satisfatória, sem ocorrência de inconsistências entre os registros das áreas de controle interno e a Contabilidade. A integração não é um procedimento simples em qualquer empresa, porque depende muito da atividade dela e da forma como o sistema integrado foi implantado.
Não é raro observar que algumas empresas e seus usuários fazem queixas da existência de divergências entre as informações geradas na Contabilidade (balancetes, razão analítico etc.), por causa da utilização inadequada de um sistema ERP.
Acontece que a implantação de um sistema dessa natureza requer planejamento minucioso e a participação de todos os usuários na discussão dos problemas que poderão surgir a partir de uma parametrização inadequada. Sempre bom lembrar que os usuários são as pessoas que fazem o sistema funcionar plenamente, a partir de determinadas permissões de registro de novos clientes, fornecedores, mercadorias, produtos, serviços etc. As permissões dependem do perfil do usuário.
A parte mais complexa fica por conta do tratamento das entradas e saídas de dados, procedimento esse que geralmente é conhecido como TES (Tipo de Entrada e Saída). Isso é a parte mais importante de uma integração.
Cada cliente ou então cada fornecedor de uma empresa pode ter tratamento tributário diferenciado, implicando em registro específico no momento de seu cadastramento. Uma empresa enquadrada no Simples Nacional, por exemplo, tem tratamento tributário diferente de uma empresa tributada pelo Lucro Real. Do mesmo modo, um cliente pessoa física (CPF), tem tratamento diferenciado em relação a um cliente Pessoa Jurídica (CNPJ) .
Observa-se que não basta instalar os módulos de um sistema. É necessário que os usuários, devidamente credenciados de acordo com seu perfil e as permissões liberadas pelo gestor da rede, precisam saber como proceder para cadastrar bancos, clientes, fornecedores, mercadorias, produtos, serviços etc.
Não é simples e fácil implantar um sistema integrado de controles internos e fazer com que ele funcione satisfatoriamente, mantendo a integridade e a confiabilidade das informações registradas nas diversas áreas de uma empresa.
Na parte 2 deste artigo explicarei como a integração ajuda no processo de efetivação dos registros na contabilidade e os cuidados necessários para que haja mais segurança dos dados e consistência das informações contábeis, a partir do uso de um sistema integrado de controles internos (ERP).
