Uma das ferramentas indispensáveis para a gestão financeira eficiente de uma empresa é a conciliação bancária. Trata-se de uma comparação do controle financeiro interno do negócio com tudo o que entrou e saiu da conta e está lançado no extrato bancário do mesmo período.
A prática ajuda nas tomadas de decisões, já que permite uma visão mais ampla do cenário financeiro de uma empresa. Mas é preciso saber como fazer essa conciliação bancária, pois um erro pode resultar em uma visão errada e, consequentemente, problemas para o negócio.
Por isso, neste artigo você poderá tirar todas as dúvidas sobre o que é essa conciliação e ainda aprender como fazer de forma correta. Confira!
O que é conciliação bancária?
A gestão financeira de uma empresa passa por diversas etapas e conta com vários métodos de conferência de gastos. A conciliação bancária é um desses métodos.
A prática consiste em comparar extratos bancários com informações que você já tenha juntado durante o mês ou semana referentes a gastos da sua empresa, ou seja, seu próprio controle de entrada e saída de dinheiro do negócio.
Na conciliação entram dados de despesas, recebimentos e o saldo disponível. No final do processo, todas as movimentações precisam bater umas com as outras e, se feito com sucesso, o resultado não apresenta divergências.
Especialistas em gestão financeira indicam que essa prática deve fazer parte do dia a dia de qualquer empresa, seja ela de qualquer tamanho.
Para que serve a conciliação bancária?
É importante fazer a conciliação bancária de uma empresa para verificar se não há informações divergentes de movimentação financeira, fraudes, inconsistência de dados e para ter certeza de qual posição sua empresa está em relação a saúde financeira.
Confira alguns outros pontos que a conciliação bancária ajudam a monitorar:
1. Ter maior controle de movimentações financeiras
Por meio deste controle, é possível acompanhar tudo que entra e sai de uma empresa quando o assunto é dinheiro. Saber para onde o dinheiro está indo, no que ele está sendo empregado.
2. Identificar fraudes
A conciliação bancária também permite a identificação de fraudes. O monitoramento de perto do dinheiro da empresa permite perceber, o quanto antes, se há algum valor sendo desviado, faltando, roubado, entre outros pontos.
Grandes fraudes já foram descobertas desta maneira, por isso, fique de olho na conciliação do seu negócio.
3. Melhorar o planejamento orçamentário
O fato de a conciliação permitir ter uma visão mais ampla do real momento que sua empresa está passando, permite também que você possa fazer um planejamento orçamentário com as informações encontradas.
Saber onde está direcionando recursos, onde pode ser um novo campo de aplicação, onde não faz mais sentido colocar dinheiro, ver o gasto real e final de tudo, só torna as decisões mais assertivas financeiramente falando.
Qual é a diferença entre conciliação bancária e conciliação contábil?
A conciliação contábil também é uma ferramenta usada pelas empresas para ter certeza que tudo está andando nos conformes na área financeira de um negócio.
Essa prática concilia valores de todas as contas bancárias de uma empresa com as informações contidas internamente, ou seja, uma comparação entre informações para ter como garantia a precisão contábil. Divergências podem ser encontradas e corrigidas a tempo com essa prática.
A comparação de informações financeiras pode ser feita de maneira mensal, trimestral, semestral ou até mesmo anual.
Você pode estar se perguntando se, então, a conciliação bancária é a mesma coisa. Pois bem, a resposta é não necessariamente.
A diferença entre conciliação bancária e a conciliação contábil é que a bancária é a conferência de valores das contas bancárias com as documentações internas, enquanto a conciliação contábil pode ser a comparação de informações referente a contabilidade, como folhas de pagamentos e fluxo de caixa.
Qual é a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
Para não haver mais confusão sobre os termos, entenda que o fluxo de caixa é o registro de tudo que uma empresa paga e recebe.
É um controle essencial para fazer o comparativo entre os valores que entram e os que saem, a fim de identificar como está a saúde financeira de um negócio, ou seja, se está dando lucro ou prejuízo.
O ideal é que o registro da movimentação no fluxo de caixa seja feito diariamente para evitar que algum valor se perca por não ter sido lançado.
Para monitorar o fluxo de caixa, é preciso que:
- mantenha seus registros organizados, separando contas a pagar de contas a receber. Você pode ainda agrupar por categoria, por exemplo, impostos, despesas fixas etc;
- estabeleça uma rotina, determinando quando os registros devem ser feitos, por exemplo, diariamente, semanalmente ou mensalmente;
- crie relatórios que ajudem a visualizar de maneira mais clara as entradas e saídas da sua empresa;
- se preciso, use softwares específicos para fluxo de caixa.
Por que fazer conciliação bancária?
A conciliação bancária é necessária e um divisor de águas na empresa quando o assunto é controle financeiro.
Além de ter um raio-x da vida financeira de uma empresa, a prática poupa retrabalhos futuros, uma vez que o controle é feito em tempo real e os erros podem ser identificados com rapidez.
Outro ponto de vantagem para organizações que fazem a conciliação é a gestão transparente, que abre caminhos para estabelecer estratégias com mais segurança e a tomar decisões com base em dados reais.
Ou seja, é uma prática que deve ser seguida à risca!
Quando a conciliação bancária deve ser feita?
Como vimos anteriormente, a conciliação bancária deve ser feita sempre que houver movimentação financeira de uma empresa.
A periodicidade pode ser determinada de acordo com o que for necessário para cada negócio, só não sendo recomendado longos períodos entre uma conferência e outra.
Veja mais detalhes abaixo.
Como fazer conciliação bancária?
A conciliação bancária pode ser feita de duas formas: manual ou automatizada.
Para decidir qual das duas formas é melhor para o seu negócio, é preciso definir uma periodicidade que essa conciliação bancária será feita. É uma decisão que pode mudar a escolha de como implantar a medida na empresa.
Também é preciso colocar nesse escopo o número de transações financeiras que normalmente acontecem nesta mesma empresa. A soma das duas informações vai apontar para o melhor modelo a ser adotado.
Vamos entender melhor o que significa cada uma delas.
Conciliação bancária manual
Após analisar os pontos mencionados acima sobre a rotina financeira da sua empresa se optar pela conciliação bancária manual, você precisará implantar um sistema de execução na empresa e que deve ser feito da seguinte forma: acompanhamento dos fluxos de caixa nos extratos bancários; comparação das informações internas da empresa com os registros de pagamento e recebimentos; retificação dos erros e informações não previstas.
A rotina no processo torna ele mais fácil. Estipule uma periodicidade para que não haja um intervalo muito grande entre uma conferência e outra, pois pode resultar em mais trabalho e perda de informações.
Classificar as contas das transações bancárias deve ser algo muito organizado. Aqui estão alguns dos dados que devem ser monitorados:
- datas dos lançamentos e se condizem com as datas previstas de recebimento e pagamento;
- descontos, juros e multas;
- impostos de transações bancárias, tais como o Imposto sobre Operações Financeiras, IOF, entre outros;
- lançamentos não identificados;
- pagamento de salários;
- recebimento de valores de clientes;
- saldos bancários (iniciais e finais);
- tarifas bancárias.
Compare as informações registradas internamente no controle de caixa. Esse controle deve ser feito com documentos obtidos ao longo do exercício da empresa, como contas a pagar e contas a receber. Não esquecendo que transações feitas por meios de pagamento também precisam entrar nesse controle, como boletos, maquininhas de cartão, etc.
Depois, veja se os detalhes do lançamento estão compatíveis e analise as datas e os valores de todos os registros.
Por fim, se identificar erros, faça uma correção imediata. Caso identifique que o problema é do seu banco, faça a solicitação da compensação dos valores indevidos. Assim, você garantirá um controle organizado e sem pendências.
O Excel pode ser um bom aliado para quem decide fazer a conciliação bancária manual.
Conciliação bancária automática
Nesta opção, a conciliação é feita de forma mais ágil, pois é feita por meio softwares de gestão empresarial.
Com a ajuda da tecnologia, a conciliação é feita de forma automatizada se integrando com a solução de pagamentos que a empresa utiliza.
Além disso, não são apenas recebimentos e pagamentos que entram nessa conciliação bancária quando é automatizada, tarifas e impostos bancários, multas, juros, descontos, lançamentos não identificados, pagamento de salários e comissões, tudo deve ser contabilizado.
Com ajuda da tecnologia, a conciliação passa a ser mais minuciosa, dando a possibilidade de identificar, por exemplo, se o seu banco pode incidir algum erro de lançamento.
Os softwares de conciliação permitem que você gere o extrato do seu banco e importe para dentro do sistema.
O software de conciliação bancária, por sua vez, vai fazer automaticamente o comparativo de tudo o que foi lançado ao longo do período informado e dar um status quanto a comparação dos valores.
A automatização desse processo também contribui para otimizar o tempo de execução dessa tarefa; aumentar a sua produtividade ou da sua equipe; controlar ainda melhor a movimentação financeira da sua empresa; gerar relatórios financeiros mais precisos e automatizados; controlar chargebacks (cancelamento de vendas); trazer mais segurança financeira.
Por ser um serviço automatizado, ele acaba se tornando mais simples e menos custoso do que realizar a tarefa manualmente, já que a possibilidade de erros é consideravelmente menor, incorrendo também em menos retrabalho.
Conclusão
A conciliação bancária é uma importante ferramenta de gestão e controle financeiro de uma empresa e deve ser adotada por todos os tipos de negócios e de todos os tamanhos.
É possível fazê-la de maneira manual, por meio de uma planilha, e por meio de softwares de automatização, que proporcionam mais precisão nos resultados de comparação.
Por fim, lembre-se que a prática auxilia, também, na identificação de erros bancários, na visão geral da vida financeira da empresa e permite, assim, que decisões sejam tomadas de maneiras mais assertivas, já que serão embasadas por dados reais.
Procure um profissional contábil de sua confiança e entenda como ele pode te ajudar nessa missão de controle financeiro da sua empresa.
