Não existe fórmula mágica, essa é a primeira coisa que você precisa saber. Empresas não se tornam produtivas do dia para a noite em questão de horas.
É necessário disciplina, comprometimento com a mudança e vontade de aprender.
Em anos acompanhando mais de 2 mil contadores em todo o Brasil, assistimos de perto a mudança em escritórios que já haviam perdido as esperanças. É possível ser mais produtivo e fazer contabilidade de um novo jeito.
Separamos 5 dicas que você pode começar a aplicar agora para melhorar a rotina da sua empresa contábil, vamos lá?
Elimine o papel desnecessário!
Você se vê cercado por pilhas de papel sem saber por onde começar? Balancetes, notas fiscais, fichas de admissão e etc? Todos esses que poderiam estar sendo consultados e administrados digitalmente. Quando ficamos perdidos no meio da bagunça não conseguimos focar e enxergar soluções que estão na nossa frente. Chegou a hora de organizar a bagunça e eliminar o desnecessário!
Essa reunião poderia ser um e-mail?
Confesso que também sinto a necessidade de me reunir e alinhar questões pessoalmente, mas durante esses anos entendi que tempo é precioso. A questão é: essa reunião poderia ser um e-mail? Crie a cultura da comunicação mais direta com a sua equipe. Sem interrupções pequenas reuniões podem ser substituídas por um canal de comunicação interno na empresa, como plataformas de controle de tarefas como o Trello. Desse jeito tudo fica registrado e vocês produzem com mais segurança e menos interrupções.
Pare de perder tempo com tarefas manuais.
Não existe mais espaço no mercado para atividades manuais desnecessárias. Existem milhares de ferramentas para automatizar as atividades do seu escritório. Sistemas de integração e importação de nota fiscal, automação de emails para clientes, plataformas para gerenciamento de equipe mais eficaz e online onde todos podem se comunicar de qualquer lugar e muito mais. Quando você automatiza seu escritório sobra tempo para investir em outras atividades, como: captação de clientes ou aquele almoço no meio da semana com a família.
Ajustes os processos!
Aparar as arestas é fundamental. Processos não podem ser ações burocráticas sem sentido, os processos são criados para auxiliar e melhorar o trabalho interno.
Ao escrever, validar e implantar processos nos departamentos do escritório, sua equipe passa a realizar o trabalho de modo mais rápido e seguro. Qual rotina não anda funcionando bem na sua empresa? Chegou a hora de sentar e rever!
Alinhamento com equipe
Diálogo é tudo. Equipe alinhada é uma equipe que cresce junto! Sentar para validar processos, ouvir críticas, entender rotinas e colocar em prática mudanças juntos faz parte da melhoria contínua da produtividade.
Uma equipe que não se comunica trabalha sem direção e planejamento. Alinhe expectativas, tarefas e responsabilidades. Você conversa com o seu time?
Essas foram algumas dicas para melhorar a produtividade do seu escritório. A mudança precisa ser em todos e contínua para a construção de uma gestão mais alinhada.
Quer saber se o seu escritório possui problemas com a produtividade e saber onde melhorar? Criamos uma ferramenta gratuita e online que avalia as atividades do seu escritório.
Conheça o Diagnóstico de Produtividade e faça esse teste! 🙂
Por Maria Lúcia Garcês
