Muitos empresários têm receio de lidar com a contabilidade de seus negócios, mas a verdade é que, na maioria das vezes, isto é um simples fruto da desorganização encontrada na gestão financeira.
Nesse contexto, vale destacar que encarar de frente a realidade financeira e contábil da sua empresa é um fator essencial para garantir seu sucesso. São nessas disciplinas que estão a base do desenvolvimento de produtos e serviços, a precificação, o processo de compras, entre outros temas de extrema importância.
Para se organizar e tornar a contabilidade da sua empresa mais eficiente, existem algumas condutas muito simples que vamos abordar agora:
Seja parceiro do seu contador
Seja trabalhando com uma empresa ou profissional terceirizado, seja mantendo um contador no seu quadro de funcionários, ser parceiro do profissional é imprescindível. Ele tem a chave para a organização contábil do seu negócio.
No entanto, para que ele possa te ajudar a manter tudo em dia, você deve fornecer os recursos. Fique atento com as documentações e registros solicitados e empenhe-se para entregar tudo no prazo correto. Dessa forma, seu contador pode oferecer o melhor de sua expertise para favorecer a organização financeira do seu negócio.
Crie rotinas operacionais e mantenha-as documentadas
Para o sucesso de um negócio, a inovação é muito importante. Mas tão importante quanto esta quebra de paradigmas é a manutenção de rotinas precisas. Criar procedimentos-padrão para a execução de processos ajuda a eliminar erros, retrabalhos e atrasos.
Assim, tenha uma política de registro dos dados contábeis. Notas fiscais de entrada e saída, escriturações, documentos, tudo precisa ser regularmente agrupado para facilitar o acesso quando for necessário. Além disso, manter os registros rigorosamente atualizados evita problemas de fluxo de caixa e inconsistências frente aos dados apresentados para a Receita Federal.
Distribua as tarefas
Dividir e delegar as tarefas entre o quadro de funcionários é essencial. Com uma demanda mais focada e menor, cada profissional pode se especializar na execução de sua rotina e executá-la com cada vez mais qualidade. Assim, reduz-se a sobrecarga e o retrabalho.
Treine adequadamente os profissionais
Não adianta delegar as funções e não dar recursos para que os colaboradores as realizem corretamente. Por isso, invista em treinamento para que cada processo seja executado de maneira formal, seguindo as melhores práticas recomendadas pelo mercado.Por exemplo, é fundamental que o responsável pela emissão de notas fiscais tenha algum conhecimento básico de como o sistema funciona. Principalmente se as atividades de sua empresa dão margens a variações, como por exemplo, utilização de CFOPs variados.
Revise sua situação regularmente
Funções delegadas, funcionários treinados. Acabou seu trabalho? Não! Como gestor do seu negócio, é imprescindível que você esteja a par de tudo o que acontece nele, mesmo que as tarefas não sejam executadas diretamente por você. Realize reuniões periódicas com a equipe responsável pela organização das finanças, bem como com o seu contador. Dessa forma, a troca de informações é facilitada e todos podem ajustar suas condutas e realizar suas tarefas com maior eficiência.
