As notas fiscais são documentos responsáveis pela comprovação tributária de movimentações comerciais, sendo obrigatórias em toda compra ou venda de produto e serviço.
A emissão delas é um processo fundamental e obrigatório para a maioria das empresas, por isso, ter ciência do assunto e realizar a emissão de forma correta é tão importante.
Ainda assim, muitos proprietários e gestores permanecem com dúvidas e incertezas sobre a emissão de notas fiscais e operações básicas, como a sua utilidade e os tipos existentes. Por isso, confira algumas das principais dúvidas respondidas abaixo.
Importância e necessidade da emissão de notas fiscais
Além de ser um documento de comprovação utilizado para fins legais e obrigatório, João Esposito, CEO da Express CTB, explica sua aplicabilidade “Estes documentos são utilizados para dados de faturamento, lucro, estoque, e demais aspectos fundamentais para o funcionamento adequado de uma organização”,
Quem deve emitir
Todos os empreendedores devem cumprir com a emissão para não sofrerem as devidas punições no âmbito tributário, existe apenas uma exceção a essa regra: os integrantes do MEI (Microempreendedor Individual) só precisam emitir notas fiscais de forma obrigatória quando é feita a comercialização com pessoas jurídicas.
Como emitir de forma prática e eficaz
Obtenha a certificação digital
Para que a nota fiscal seja validada, assegurada e autenticada digitalmente, é necessário que haja uma assinatura virtual credenciada pela ICP (infraestrutura de chaves públicas brasileiras).
Após a compra do certificado, há a necessidade de validar as informações e essa validação é feita a partir de uma autoridade de registro.
Após validação, será possível realizar o cadastro da certificação e a sua assinatura virtual estará pronta para uso.
Autorização de emissão
Com a certificação digital em mãos, é hora de adquirir a autorização necessária para a emissão das notas fiscais de forma eletrônica.
Para isso, é necessário se ater ao tipo de nota fiscal que deseja emitir, tendo especificações para as duas principais:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): contatar a Secretaria Estadual da Fazenda da localidade da sua empresa.
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): contatar a Secretaria Municipal de Finanças ou de Fazenda da localidade da sua empresa.
Uso de software
Agora que já possui a autorização, é hora de viabilizar a emissão a partir de um software, seja ele:
- Gratuito: são softwares públicos oferecidos pelo governo de forma gratuita, entretanto costumam apresentar algumas limitações.
- Pago: a empresa paga por um software particular de emissão de notas capaz de ofertar diversas possibilidades não existentes nos gratuitos.
É importante se ater ao que é mais viável e benéfico para o seu negócio, colocando na balança o custo benefício em adquirir um software pago, a necessidade e a possibilidade.
Tendo em vista os passos acima como padrões, ainda há etapas que os precedem nos seguintes casos:
- MEI: Antes de tudo, é necessário realizar um credenciamento junto à Secretaria de Fazenda da sua localidade. Assim, seu CNPJ será cadastrado como emissor e poderá seguir normalmente os passos acima.
- Pessoa Física: É necessário fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade para a emissão de nota fiscal de autônomo.
Segundo Esposito, todos esses processos envolvem uma burocracia significativa e um conhecimento ainda mais profundo acerca do tema. Por isso, é fundamental contar com o serviço de contadores experientes no ramo, capazes de resolver essas e outras questões de forma responsável e assertiva.
Fonte: João Esposito, economista e CEO da CTB EXPRESS
