Viajar a trabalho pode ser uma experiência positiva para muitos profissionais, proporcionando a oportunidade de conhecer novos lugares, pessoas e sair da rotina, apesar disso, a prática também envolve desafios, como longos períodos fora de casa, deslocamentos frequentes e despesas que só são reembolsadas posteriormente.
Uma pesquisa realizada pela Onfly, em parceria com a Opinion Box, revelou que 35% dos profissionais que viajam a trabalho ainda utilizam recursos próprios para cobrir despesas, solicitando reembolso às empresas depois. Os principais gastos incluem:
- Alimentação (87%);
- Hospedagem (79%);
- Transporte (60%).
O levantamento, realizado entre 2 e 26 de novembro de 2024, ouviu 1.021 profissionais e mostrou que o valor médio das passagens aéreas no período foi de R$ 1.406.
Cartão corporativo ainda é pouco utilizado
Apesar de muitas empresas adotarem o cartão corporativo, apenas 37% dos profissionais utilizam essa forma de pagamento em viagens a trabalho. Já 10% recorrem ao cartão de crédito pessoal.
Para O CEO e cofundador da Onfly, Marcelo Linhares, o alto número de profissionais que precisam arcar com os custos da viagem pode trazer impactos negativos:
“Isso prejudica tanto o colaborador, que pode enfrentar dificuldades financeiras, quanto a gestão da empresa, que perde visibilidade e corre mais riscos de fraudes e erros na conciliação das contas.”
Segundo a especialista em legislação trabalhista e membro do Comitê RH de Apoio Legislativo (CORHALE), embora a prática de reembolso não seja ilegal, pode representar riscos para as empresas.
“A CLT deixa claro que a ajuda de custo não é salário, mas se a empresa não comprovar corretamente os gastos reembolsados, a Receita Federal pode exigir a cobrança de contribuição previdenciária.”
A especialista ainda reforça que todas as despesas devem ser comprovadas com documentos aceitos pela Receita Federal, como notas fiscais, e recomenda que o reembolso seja usado apenas em situações excepcionais.
Com base ainda na pesquisa, embora 39% dos profissionais utilizem processos automatizados para prestar contas das despesas, 32% ainda precisam apresentar documentos físicos, como notas fiscais impressas.
Linhares destaca que essa prática pode ser desgastante para o funcionário:
“Ainda há muitos casos em que o profissional precisa guardar comprovantes em papel para ser reembolsado, o que torna o processo mais burocrático.”
Puglisi sugere que, para profissionais que viajam com frequência, o cartão corporativo seja a principal alternativa, desde que acompanhado de regras claras de uso e da necessidade de apresentação de comprovantes.
Apesar dos desafios, a pesquisa mostra que 90% dos profissionais conhecem e têm acesso às políticas de viagem da empresa, seja por documentos online, reuniões ou plataformas internas.
A maioria dos entrevistados trabalha na mesma empresa há mais de cinco anos (64%), e mais da metade ocupa cargos de liderança. Os setores que mais realizam viagens corporativas são serviços, saúde e tecnologia.
Com o avanço das soluções digitais para gestão de despesas, empresas que aprimoram suas políticas de viagem garantem mais transparência e menos burocracia, beneficiando tanto os funcionários quanto a organização.
Com informações do Valor Investe
