Durante muito tempo a contabilidade foi vista apenas como uma fonte de informações tributárias, hoje em um mercado altamente competitivo, ela passou a integrar um novo cenário, onde ela tem uma perspectiva mais gerencial, passou a ser uma das bases auxiliares nas etapas de gestão, de planejamento, execução e controle operacional. Todas as empresas precisam ter acesso à informação, esse ponto é elemento chave para o fator “crescimento” e “redução de custos”.
A informação contábil pode e deve ser utilizada por qualquer tipo de empresa, seja ela pública, privada e até mesmo empresas sem fins lucrativos. Ou seja, o pequeno comerciante, o MEI, a indústria, o prestador de serviço, as ONG, os estados, os municípios e a união.
A contabilidade gerencial em si passou por um processo evolutivo, que podemos dividir em 4 estágios: No primeiro estágio antes de 1950, a contabilidade gerencial era utilizada para determinar custos e auxiliar no controle financeiro, já no segundo estágio por volta de 1965 ela passou a agir também no processo de planejamento e controle, no terceiro estágio lá por meados de 1985 teve um olhar também para a redução de desperdícios de recursos e no quarto estágio a partir de 1995, a contabilidade gerencial deixou de ser apenas um apoio no processo de gestão e passou a ser a base. Essa evolução foi gradativa, cada estágio foi sofrendo agregações de acordo com as necessidades que as empresas se deparavam.
Dentro dessa realidade temos o novo papel da contabilidade, que vai muito além do envio de obrigações mensais e anuais ao governo, ela passou a ser uma peça fundamental na interpretação desses resultados, e apresentação ao cliente, separando as informações mais relevantes conforme a necessidade. A contabilidade é uma ferramenta de trabalho extraordinária e um elemento estratégico importante para o empreendedor, pois a partir do mesmo conseguimos identificar diversos fatores como por exemplo, podemos criar estratégias que podem ser o novo diferencial daquele negócio no mercado, ela vai mostrar a real situação econômica e financeira, vai proporcionar estratégias de expansão, mostrar se é o momento certo de investir em novos projetos, aponta os pontos de que precisam de atenção na empresa, trazer informações sobre custos não só no processo produtivo mais de forma geral, identifica falhas, promove soluções, mostrar o fluxo de caixa disponível, as informações também podem ser utilizadas para revisar quais produtos devem ser mantidos no portfólio da empresa e quais devem ser excluídos, quais áreas do meu negócio demandam mais investimento; na gestão de estoque a empresa consegue prever o quanto será necessário comprar no próximo período, rotatividade dos produtos, em contas a receber é possível monitorar a quantidade de valores que será disponibilizada em determinado período, medir a taxa de inadimplência, implantar medidas que possam diminuir ou prevenir a existência desses clientes faltosos, detectar pontos fortes e fracos, enfim toda empresa tem objetivos, e é através das informações contábeis que conseguimos determinar se esses objetivos estão sendo atingidos ou não.
A contabilidade deve ser transformada em uma ferramenta gerencial. Uma empresa sem informação não conseguir sobreviver por muito tempo. Esse fator informação é crucial para a sobrevivência e sustentabilidade da organização. Criação de rotinas na empresa é muito importante para o crescimento de um negócio saudável. A informação contábil precisa ser transparente e objetiva. Ela tem que ir muito além de me informar se eu tive lucro ou prejuízo.
A sua finalidade é registrar todos os eventos econômicos e financeiros que ocorrem dentro de uma empresa. É através desses demonstrativos que o empreendedor vai poder verificar quais os benefícios, os direitos, as obrigações, o que a empresa teve de receita, de despesa, enfim, quanto ela, efetivamente, está gerando de lucro ou de despesas.
O Plano de Contas é um dos elementos indispensáveis para visualizar todos os processos e eventos registrados por uma empresa ou organização em determinado período. Ele é a base para a elaboração das demonstrações contábeis, como o balanço, a DRE, o fluxo de caixa entre outros relatórios, podemos visualizar a fonte das receitas, origem das despesas e custos, os lançamentos bancários e ela apresenta uma estrutura padrão que é determinada pela legislação, basicamente está na Lei 4.320/1964 que apresenta um alinhamento com a Lei 11.368 de 2007 e também a CPC Nº 26. O Plano de contas apresenta dois tipos de contas distintos que são as contas patrimoniais e as contas de resultados.
- Contas Patrimoniais: Como o próprio nome já indica reúne todos os elementos que fazem parte do patrimônio da empresa. Os bens, direitos, obrigações e o patrimônio líquido. Essas informações são reunidas em dois grandes grupos que é o Ativo e o Passivo.
- Contas de Resultado: São contas destinadas ao registro de receitas e despesas em um determinado período e são reunidas em dois grandes grupos que são Receitas e Despesas. O Plano de Contas é como se fosse uma casa com vários cômodos, onde cada grupo de contas é um cômodo, e a mobília são as contas.
Os registros contábeis de uma empresa são obrigatórios, está na ITG 2000 (Interpretação Técnica Geral) aprovada pela Resolução do CFC 1.330 de 2011, e é aplicada para qualquer tipo de empresa, independente da natureza jurídica (Empresário Individual, uma sociedade limitada, por ações, unipessoal entre outras), do porte da empresa (Me, EPP ou Demais) ou ainda do regime tributário (Lucro Real, Presumido, Simples Nacional ou Arbitrado). Toda empresa precisa ter acesso à informação, é e necessário para manter-se no mercado.
Ao se falar em registros contábeis pensasse apenas em compra e venda, mais vão bem além disso, todo e qualquer tipo de movimentação realizado pela empresa deve ser contabilizada, como por exemplo: devoluções a fornecedores ou de clientes, despesas em geral que vão desde de aluguel, contas de energia, telefone entre outras, impostos pagos, folha de pagamento e valores de pró-labore, eventuais parcelamentos.
Digamos que meu cliente tem uma fábrica de roupas femininas e lá ele produz diariamente blusas, calças, vestidos e demais itens do guarda roupa feminino. Como ele vai saber a quantidade exata que ele deve produzir de cada item para atender à necessidade dos seus clientes sem gerar desperdício de matéria-prima? Ele vai fazer uso dos relatórios contábeis.
Mas na verdade, o que são “documentos contábeis”? É o balanço patrimonial, a DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício), são os Livros Fiscais e contábil, a DLPA (O Demonstrativo de Lucro e Prejuízo Acumulado)e diversos outros relatórios. Todos os documentos contábeis são amparados legalmente, eles estão presentes na Lei 6.404 de 15 de dezembro de 1976 e na lei 11.638 de 28 de dezembro de 2007, além da Norma Técnica de Contabilidade NBC TG 1000.
No Balanço Patrimonial: consigo identificar a situação da minha empresa a curto, médio e longo prazo. Para a sua elaboração existe uma estrutura padrão, porém pode e deve sofrer variações que são necessárias para um fiel entendimento das informações. Hoje muitas empresas não realizam a elaboração desse relatório, principalmente as microempresas e as empresas de pequeno porte. A falta dessa fonte de informações vem ocasionando uma série de prejuízos, o que muitas vezes levam a falecia. A estrutura base do balanço é ativo = passivo + patrimônio líquido. O ativo está relacionado a todos os benefícios da empresa, tudo que entra na empresa, a tudo que é positivo. Demonstra as aplicações de recursos. Já o passivo está ligado com as saídas de dinheiro, seja pagamento a fornecedores, impostos, financiamentos entre outras despesas. É a origem de recursos, obrigações da empresa com terceiros. O patrimônio líquido por sua vez é a diferença entre ATIVO e PASSIVO.
Uma questão a observar é a confusão que muitas vezes acontece entre o real significado de “BALANÇO” e “BALANCETE”. O balanço é um relatório contábil realizado uma vez por ano, sempre contendo todas as movimentações realizadas pela empresa até o dia 31/12 de cada ano. Somente a contabilidade rural é exceção à regra, devido ao período de colheita, ela tem seu balanço realizado em data diferente. Já o “BALANCETE”, mais conhecido “BALANCETE DE VERIFICAÇÃO” ele pode ser realizado periodicamente, como exemplo mensalmente, para verificar se contas estão batendo. Pode ser feito sempre que a empresa desejar.
O demonstrativo de resultado de exercício é outro relatório contábil essencial para a obtenção de informações contábeis, ele tem como base todas as receitas menos os custos e despesas do período. A DRE pode ser elaborada mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Porém a estrutura base da DRE sofre alterações assim como o balanço, inclusive de acordo com o regime tributário da empresa.
O principal motivo da mortalidade de empresas de médio e pequeno porte é falta de uma gestão eficiente, é o não conhecer o seu negócio de um modo geral, pode provocar a perda de oportunidades. Segundo dados so SEBRAE a cada dez empresas, oito estão próximas de fechar as portas, por falta de informações sobre a situação econômica e financeira.
Enfim, as informações contábeis são de grande importância para que a empresa possa tomar decisões assertivas e aumente a sua produtividade, ela traz um aparato da situação financeira e econômica da empresa. A partir daí o gestor consegui determinar qual o melhor caminho a seguir, através uma base sólida e concreta.
