A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) Digital chegou para substituir a versão física.

Com a mudança, tanto empregado quanto empregador devem se adaptar à nova maneira de admitir, registrar e consultar as informações da carteira de trabalho, que está disponível via web e aplicativo.

Saiba como o empregador deve registrar as informações e como os empregados podem consultá-las.

Como fazer admissão com carteira digital?

O primeiro passo para admitir seu funcionário em carteira digital é realizar o cadastro no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) , dessa forma você faz a migração da carteira de trabalho física para a digital. 

Depois de fazer o cadastro, é preciso reunir o CPF de todos os funcionários, tanto dos novos contratados quanto dos colaboradores que entraram na empresa antes do momento da mudança para a carteira de trabalho digital.

Veja passo a passo como realizar esse processo:

• Acesse o portal do Ministério da Economia;
• Faça login na sua conta utilizando suas credenciais;
• Procure a opção de admissão ou registro de funcionários;
• Preencha os dados necessários do novo colaborador, como nome completo, CPF, data de nascimento, número de identidade, entre outros;
• Informe também a data de admissão, cargo, salário e jornada de trabalho;
• Certifique-se de que todas as informações estejam corretas e atualizadas;
• Após preencher todos os campos, envie os dados para o sistema eSocial;
• Aguarde a confirmação de registro do novo funcionário.

Como registrar funcionário com carteira digital?

Depois de fazer o cadastro no eSocial e ter o número do CPF de todos os novos funcionários, insira-os na plataforma em até cinco dias úteis contados depois da admissão do profissional.

Os demais funcionários da empresa devem ser registrados na plataforma de acordo com a disponibilidade da equipe responsável, normalmente o setor de Recursos Humanos. Mas lembre-se, fazer essa transição deve ser uma prioridade para a sua empresa, pois quanto mais cedo você estiver dentro das novas regulamentações trabalhistas, melhor.

Após o registro, todas as informações relacionadas à carteira de trabalho do funcionário devem ser registradas eletronicamente. Ou seja, isso inclui eventos como alteração salarial, férias e desligamento, que devem ser informados por meio do eSocial.

O prazo para preenchimento dessas informações pelo empregador é até o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência da maioria dos eventos trabalhistas. O cenário muda apenas quando o funcionário é desligado, pois a empresa tem até 10 dias para sinalizar o ocorrido no site.

Prazos importantes para a CTPS digital

Para você ficar por dentro dos prazos, separamos algumas datas importantes instituídas pela Portaria nº 1.195/2019, que regulamentariza o registro de empregados e anotações na CTPS digital:

Até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador, é preciso anotar na CTPS digital: o número no Cadastro de Pessoa Física (CPF); data de nascimento; data de admissão; matrícula do empregado; categoria do trabalhador; natureza da atividade (urbano/rural); código da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) ; valor do salário contratual; e tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.

Até o dia 15 do mês seguinte ao mês em que o empregado foi admitido: nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade; descrição do cargo e/ou função; descrição do salário variável, quando for o caso; nome e dados cadastrais dos dependentes; horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT; local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço; informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência; indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida; data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) , nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.

Até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência: quando houver, alterações cadastrais e contratuais; gozo de férias; afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 dias; afastamentos temporários; dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS; informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador; informações relativas às condições ambientais de trabalho; transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e reintegração ao emprego.

Informar no 16º dia do afastamento: por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 dias; e por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 dias.

Informar de imediato: o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.

Até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência: o acidente de trabalho que não resulte em morte, ou doença profissional.

Até o 10º dia seguinte ao da sua ocorrência: os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.

Consulta da CTPS digital pelos empregados

O registro da carteira de trabalho digital é feito pelo sistema eSocial, mas o acesso dos empregados é feito pelo site ou aplicativo disponibilizado pelo Ministério da Economia. É por meio dele que o colaborador tem acesso a todas as informações da sua carteira de trabalho.

Se o trabalhador já tem cadastro no sistema acesso.gov.br, ele pode acessar o site com os mesmos dados de login e senha. Se não, ele deve criar seu cadastro na página do Ministério da Economia.

O acesso do colaborador é rápido e simples:

• Basta acessar o site;
• Clicar em “Quero me cadastrar”;
• Preencher o formulário com seus dados pessoais;
• Selecionar o “não sou um robô”, “aceito os termos e condições” e “continuar”.

E pronto. É só acessar a carteira de trabalho digital e conferir os registros do emprego atual e outros contratos da vida laboral.

Vantagens da carteira de trabalho digital

A carteira de trabalho digital traz muitas vantagens com relação à carteira de trabalho física. Confira algumas delas:

Acessibilidade: a carteira digital é facilmente acessada a qualquer momento por dispositivos eletrônicos, como smartphones, tablets ou computadores conectados à internet;

Agilidade: o processo de registro e atualização de informações na carteira digital é mais rápido e eficiente, pois dispensa a necessidade de preenchimento manual e entrega de documentos físicos;

Segurança: a carteira digital oferece maior segurança aos dados do trabalhador, pois evita perdas, extravios ou falsificações. As informações são armazenadas digitalmente, com proteção e criptografia;

Acesso remoto: tanto o empregador quanto o empregado podem acessar a carteira de trabalho digital de qualquer lugar. Isso ajuda em consultas, atualizações e verificação de informações;

Facilidade de consulta: é possível visualizar e verificar rapidamente as informações trabalhistas na carteira de trabalho digital, como contratos de trabalho, salários e histórico de empregos anteriores. Isso agiliza processos de contratação e checagem de informações;

Integração com outros sistemas: a carteira digital pode ser integrada com outros sistemas, como o eSocial. Esse processo ajuda no compartilhamento e na sincronização de informações trabalhistas.