A produtividade é um tema recorrente entre as empresas, principalmente neste momento de trabalho remoto e híbrido, expondo a importância de utilizar soluções inovadoras na integração dos processos internos e externos.
A área responsável pelas obrigações fiscais também pode ser beneficiada com a utilização de soluções tecnológicas que otimizam o dia a dia. Para iniciar o processo de transformação digital no cumprimento das responsabilidades fiscais, a Phoron do Brasil separou os cinco passos básicos que ajudarão a sua empresa transformar o ambiente em um local mais produtivo e, consequentemente, melhorar a lucratividade.
Fortaleça sua base de dados
O primeiro passo deve ser: construir uma base de dados sólida e segura. Ela é a chave do sucesso para as ações seguintes, que dependem da qualidade das informações que sua empresa armazenará.
A partir do momento que sua empresa alcançar a confiança nos dados, a tomada de decisões e monitoramentos de atividades em ambientes complexos será agilizada. Inicialmente, antes de migrar para soluções digitais especializadas, você pode utilizar formatos simples para registrar as informações, por meio de planilhas, o mais importante neste primeiro momento é que todos os detalhes estejam disponíveis quando necessário.
Por meio do fortalecimento desta base sua empresa estará preparada para alcançar novos níveis de planejamento, muito além do financeiro, podendo identificar tendências, padrões e comparações para aprimorar resultados.
Atue de acordo com os relatórios fiscais
Além de manter uma forte base de dados com todas as informações fiscais relevantes para sua empresa, você precisa ter em mente o que deverá ser apresentado nos relatórios fiscais mensalmente e anualmente. Pensar estrategicamente em como inserir estes dados na rotina de trabalho poupará tempo de conferência apenas na hora da entrega, pois será um trabalho frequente em que eles serão avaliados e consultados.
A legislação solicita informações que mantém o mesmo padrão para as empresas entregarem, portanto quando seu sistema interno é capaz de se beneficiar do mesmo padrão solicitado pelo governo brasileiro você terá uma vantagem. Esta atuação estratégica também poderá otimizada pela implementação meio de produtos digitais.
Invista em profissionais qualificados
A manutenção da base de dados e a utilização das informações de maneira estratégica é parte fundamental no sucesso na otimização da rotina. Ao investir em profissionais qualificados para conduzir as atividades de maneira ágil todos o time será beneficiado.
O profissional de tax, ou seja, aquele que realmente compreende a origem dos dados fiscais, terá o papel de conduzir as informações da maneira mais eficiente possível.
Além dos colaboradores internos, quando necessário a contratação externa, procure por profissionais terceirizados que serão capazes de atuar 100% de acordo com as diretrizes do negócio. Todo o trabalho deve estar em sintonia para os resultados surgirem como esperado.
Busque a integração das informações
As áreas dentro da empresa devem ser complementares, os dados fiscais estão relacionados ao estoque, consequentemente às compras e assim sucessivamente. Incentivar, desde o primeiro momento, o pensamento integrado dos times de diferentes áreas é fundamental para o funcionamento em harmonia. Lembrem-se: a empresa precisa de todos os setores para alcançar o sucesso, nenhum deve ser considerado superior.
Implementação de um sistema ERP
O sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, de gestão integrada, é o ponto principal para todas as outras dicas iniciais funcionarem perfeitamente no ambiente digital.
As soluções deste tipo de sistema, como SAP, otimizam a rotina por meio de produtos inovadores padronizados de acordo com a necessidade de cada negócio. Ao mesmo tempo, os produtos permitem um grau de personalização que facilitam a completa integração das informações.
As soluções SAP colaboram com a organização dos times, oferecendo controle mais aprimorado dos fluxos de atividades, além de otimizarem a coleta de informações e reduzirem custos. Ao adotar o sistema as empresas descomplicam o processo, unificando todos os dados em uma única plataforma e, por este motivo, garantem um controle com mais exatidão.
Além disso, optar por atuar em conjunto com um parceiro responsável pela manutenção do ERP potencializa o uso do sistema, aumentando as chances de sucesso no funcionamento de todos os pontos necessários. Ao investir na implementação das soluções SAP S/4 HANA adequadas para seu negócio, por exemplo, sua empresa conseguirá alavancar o banco de dados e a padronização para os relatórios fiscais utilizando inteligência artificial.
